Branża · turystyka
Klient pyta o apartament w sobotę o 22:00. Recepcja w domu.
Większość zapytań o apartament albo hotel zaczyna się od telefonu. Znaczna część przychodzi wieczorami i w weekendy. W sezonie sporo rozmów po niemiecku i angielsku. Wdrażamy voiceboty AI dla biur podróży, hoteli i apartamentów, które obsługują zapytania ofertowe, rezerwacje i modyfikacje terminów 24/7, po polsku, niemiecku i angielsku. Pierwsze rozmowy w ciągu 2–4 tygodni.
Projektujemy · Wdrażamy · Utrzymujemy
Karta wdrożenia
odbierze.ai · seria B · TU
turystyka, biura podróży, hotele, apartamenty
- Wdrożenie
- 2–4 tyg.
- Pierwsza rozmowa
- tydzień 2
- Opieka
- ciągła
- Zakres
- Turystyka
W pakiecie
- MERLINX
- HOTEL
- APARTAMENT
- BIURO PODRÓŻY
Turystyka w skrócie
01 · Kroki scenariusza
4etapów
rozpisany przebieg rozmowy, od pierwszej minuty do zakończenia.
02 · Integracje
5grup
podpinamy do systemów branżowych, kalendarza i CRM-u.
03 · Wdrożenie
2–4tyg.
od podpisania umowy do pierwszej produkcyjnej rozmowy.
04 · Hosting
UEfirst
warstwa agentowa i modele w regionach UE, w cenie pakietu.
Scenariusz
Typowe rozmowy w sezonie
Cztery scenariusze, w których w szczycie sezonu recepcja nie nadąża. Agent zbiera, co potrzebne, i przekazuje sprawę dalej z pełnym kontekstem.
Oferta · zapytanie
01Pytanie o dostępność terminu
Klient pyta: „czy w sierpniu jest wolne dla 4 osób”. Agent sprawdza dostępność w PMS / MerlinX, proponuje 2–3 terminy z cenami, zbiera preferencje (All Inclusive / BB, rodzaj pokoju). Zapis w CRM, rezerwacja wstępna.
Rezerwacja · finalizacja
02Finalizacja rezerwacji
Agent zbiera dane rezerwacyjne (imię, numer telefonu, e-mail), informuje o warunkach (zaliczka, anulacja, regulamin). Pełna identyfikacja (PESEL/paszport) odbywa się przez bezpieczny link SMS wysłany po rozmowie, nie przez voicebota. Wysyła link płatności i voucher. Finalizację zaliczki widzi manager rano.
Modyfikacja · zmiana
03Zmiana terminu rezerwacji
Klient chce przełożyć rezerwację. Agent sprawdza dostępność nowego terminu, informuje o różnicy cenowej (jeśli jest), zmienia rezerwację w systemie, wysyła potwierdzenie. Dla pewnych zmian (np. skrócenie o 3 noce) eskaluje do managera.
Dokumenty · voucher
04Pytanie o dokumenty wyjazdowe
Klient pyta o voucher, informacje wyjazdowe, dokumenty dla dziecka. Agent odczytuje status (voucher wygenerowany / brak), wysyła ponownie na e-mail, informuje o wymaganych dokumentach wg regulaminu biura.
Integracje
Integracje z systemami turystyki
Polska turystyka jest podzielona: biura podróży na MerlinX i własnych CRM, hotele w różnorodnych PMS-ach, apartamenty w Apaleo / Mews / własnych arkuszach. Agent łączy się z Twoim stosem; dla systemów z publicznym API integracja zwykle 1–2 tygodnie po walidacji endpointów, dla zamkniętych przez eksport albo dedykowany konektor.
- Biura podróży
- MerlinX (system rezerwacyjny dla biur podróży; Robin API to kanał wejścia ofert po stronie touroperatorów, nie wyjścia danych dla biura)Sabre Red 360 (GDS, Sabre Dev Studio)własny CRM biura
- Hotele / apartamenty (PMS z otwartym API)
- Apaleo (API-first)Mews (open API)CloudbedsKWHotel (polski PMS dla mniejszych hoteli i apartamentów, integracja przez ograniczone API udostępniane klientom modułu Booking Engine)Profitroom (polski silnik rezerwacyjny, partnerskie API udostępniane indywidualnie)własny arkusz albo system PMS
- Rezerwacje zewnętrzne (kanały OTA)
- Booking.com Connectivity API (po akredytacji partnerskiej, w 2026 r. Booking.com wstrzymał przyjmowanie nowych partnerów; w praktyce łączymy się przez istniejących channel managerów)Airbnb (tylko dla zatwierdzonych partnerów PMS / channel manager)Allegro Wakacje (uruchomione 5 maja 2026 we współpracy z Itaką, pilotaż dla kolejnych touroperatorów)
- Komunikacja
- SMSAPISendGrid (voucher)WhatsApp Business
- Telefonia PL (dobieramy lub używamy Twojej)
- operator SIP/VoIPporting numeru biura
Zgodność
Zgodność w turystyce
Turystyka podlega RODO, AI Act oraz, dla biur podróży, ustawie z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Każdy z tych reżimów jest uwzględniony w konfiguracji agenta.
- nota · 01zgodność
Ustawa o imprezach turystycznych, obowiązki organizatora
Organizator turystyki albo agent turystyczny ma obowiązek udzielić podróżnemu standardowych informacji przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej (art. 40 ustawy z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych). Agent głosowy ich nie przekazuje wiążąco, tylko informuje i kieruje rozmówcę do dokumentów PDF albo regulaminu biura. Wiążąca umowa zawierana jest na piśmie.
- nota · 02zgodność
Art. 13 RODO, obowiązek informacyjny
Przy zbieraniu danych rezerwacyjnych (imię, kontakt; PESEL przez bezpieczny link po rozmowie) agent informuje o administratorze (biuro / hotel / apartament), celu (rezerwacja), retencji i prawach. Klauzula dopasowana do Twojej polityki prywatności.
- nota · 03zgodność
Art. 50 AI Act, oznaczenie rozmowy z AI
Agent deklaruje się jako system AI na początku rozmowy. Dla klientów zagranicznych, którzy mogą nie znać polskiego rynku, jest to szczególnie ważne, transparentność buduje zaufanie zanim padnie pytanie o cenę.
- nota · 04zgodność
Dane dzieci, rezerwacje rodzinne
Przy rezerwacjach z udziałem dzieci agent zbiera tylko wiek (dla wyliczenia ceny), bez szczegółów osobowych. Działa tu zasada minimalizacji danych z art. 5 RODO, podstawą prawną przetwarzania danych rezerwacyjnych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa). Imię dziecka trafia do systemu rezerwacyjnego dopiero przy finalizacji, PESEL i dane szczegółowe przez bezpieczny link SMS, nie przez voicebota, z pełną klauzulą informacyjną dla rodzica / opiekuna prawnego.
- nota · 05zgodność
TFG, rejestr organizatorów i marszałek województwa
Wymogi finansowe i rejestrowe organizatora turystyki (składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny, wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa) pozostają w całości po stronie biura. Voicebot nie wprowadza zmian w rejestrze ani w deklaracjach TFG, nie zastępuje procesów regulowanych przez ustawę o imprezach turystycznych.
01Czy agent obsłuży klientów zagranicznych?
Polski w cenie pakietu. Angielski, niemiecki i inne języki konfigurujemy jako add-on z osobną wyceną. Dla lokalizacji z silnym ruchem międzynarodowym (Kraków, Zakopane, Sopot) typowo łączymy 2–3 języki w pakiecie GROWTH lub ENTERPRISE.
02Czy integrujecie się z MerlinX?
Z MerlinX pracujemy uczciwie: MerlinX nie udostępnia agentom biur podróży publicznego API do programatycznego konsumowania ofert (Robin API to oddzielny kanał wejściowy dla touroperatorów, którzy umieszczają w nim swoje produkty). Dla biura podróży agent korzysta z MerlinX przez dostępne dla agentów funkcje systemu, wstępne zapytania i rezerwacje zapisujemy w Twoim CRM, finalizacja wymaga pisemnej umowy zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych. Dokładny zakres integracji ustalamy w briefie po sprawdzeniu Twojej konfiguracji MerlinX.
03Czy agent przyjmie płatność przez telefon?
Nie pobiera płatności przez rozmowę. Wysyła link płatniczy SMS-em / e-mailem, klient dokonuje płatności przez standardową bramkę. To jest bezpieczniejsze dla obu stron.
04Co z obsługą w sezonie high-peak?
W sezonie wysokim ruch telefoniczny potrafi wzrosnąć 5–10x. Agent skaluje się bez dodatkowych kosztów (w pakiecie). Dla obiektów z rezerwacjami sylwestrowymi / wakacyjnymi konfigurujemy specjalne scenariusze sezonowe.
05Czy agent obsłuży reklamację z wyjazdu?
Agent zbiera zgłoszenie (numer rezerwacji, opis, żądanie) i przekazuje do odpowiedzialnej osoby. Decyzja reklamacyjna pozostaje po stronie człowieka, szczególnie w turystyce, gdzie sprawy bywają skomplikowane.
06Ile trwa wdrożenie?
Od briefu do pierwszych rozmów typowo 2–4 tygodnie. Sama integracja techniczna z MerlinX, Apaleo, Mews, Profitroom albo KWHotel zwykle 1–2 tygodnie po walidacji endpointów, reszta to konfiguracja scenariuszy sezonowych, testy językowe (PL/DE/EN) i zatwierdzenie przez managera.
07Ile kosztuje wdrożenie dla biura podróży?
Małe biuro (1–3 agentów), pakiet LITE (od 4 990 PLN setup + 1 190 PLN/mies., 500 minut). Średnie biuro z wieloma produktami i językami, GROWTH (9 990 PLN setup + 2 490 PLN/mies., 1 500 minut). Touroperator albo sieć hotelowa, ENTERPRISE z indywidualną integracją MerlinX / PMS.
Kontakt, 5 minut · Turystyka
Demo przygotowane pod Twoją branżę.
Wypełniasz krótki formularz (5 min). Odzywamy się w 1–2 dni robocze z demo przygotowanym pod specyfikę: turystyka, biura podróży, hotele, apartamenty, i propozycją 30-min konsultacji.
Zasięg geograficzny · 10 miast
Gdzie wdrażamy voicebota
W Warszawie spotykamy się na miejscu, jeśli zależy Państwu na osobistym kontakcie. W pozostałych dziewięciu miastach pracujemy zdalnie, z tym samym zespołem inżynierów i prawników.
Ten sam zakres wdrożenia w każdym mieście.
Inne branże