Recepcjonistka AI
dla gabinetów i salonów.

Recepcjonistka AI to voicebot telefoniczny dla firm pracujących na grafiku wizyt: gabinetów, klinik, salonów i studiów. Rozmawia po polsku, umawia i przekłada wizyty w systemie rezerwacji, odpowiada na powtarzalne pytania i przekazuje trudniejsze sprawy człowiekowi razem z informacjami zebranymi podczas rozmowy.

To ten sam typ agenta głosowego, inaczej skonfigurowany. Automatyczna sekretarka AI obsługuje ogólnofirmowy telefon: odbiera, kwalifikuje sprawę, zbiera dane, kieruje do właściwej osoby. Recepcjonistka AI pracuje na grafiku wizyt: zna zasady gabinetu i długości zabiegów. Rezerwuje termin podczas rozmowy, jeśli potwierdzimy dostęp do odczytu i zapisu w kalendarzu. Bez niego może wysłać link do rezerwacji albo zapisać zgłoszenie dla recepcji. W obu wariantach zakres i integracje ustalamy przed ofertą.

Nie zakładamy, że każdy rozmówca zaakceptuje AI. Agent informuje na początku rozmowy, że jest systemem AI, zgodnie z art. 50 AI Act. Osoba, która chce rozmawiać z człowiekiem, może zostać przełączona lub poprosić o oddzwonienie według ustalonej ścieżki. Przed startem testujemy komunikat i przebieg rozmowy z zespołem klienta.

Integrujemy kalendarze i systemy gabinetowe, jeśli konto klienta udostępnia odpowiedni interfejs lub eksport danych. Gdy system nie daje dostępu do rezerwacji, agent może wysłać SMS z linkiem albo zapisać zgłoszenie do obsługi przez recepcję. Dotyczy to także Booksy, Versum, Fresha i systemów medycznych: sposób połączenia zależy od aktualnych możliwości konkretnego konta. Wykonalność sprawdzamy przed podpisaniem umowy, na podstawie dokumentacji lub konta testowego.

START kosztuje 2 990 PLN netto za wdrożenie i 990 PLN netto miesięcznie za opiekę. Obejmuje jeden prosty proces, 500 minut rozmów oraz standardową telefonię krajową. Nadwyżka kosztuje 1,09 PLN netto za minutę. MEDIUM zaczyna się od 4 990 PLN netto za wdrożenie, kosztuje 1 990 PLN netto miesięcznie i obejmuje do trzech powiązanych procesów oraz 1 500 minut. Nadwyżka kosztuje 0,99 PLN netto za minutę. ENTERPRISE wyceniamy indywidualnie. Własny SIP/VoIP, ruch międzynarodowy i numery specjalne wyceniamy według zakresu, bez podwójnego naliczania telefonii.

W klinice administrator danych określa podstawę prawną i niezbędny zakres danych. My ustawiamy scenariusz tak, aby agent nie prowadził wywiadu medycznego i zbierał tylko dane potrzebne do umówienia wizyty. Przed startem uzgadniamy umowę powierzenia, obowiązek informacyjny, regiony przetwarzania, retencję i sposób zapisu rozmów. Publikujemy osobną checklistę RODO dla klinik w sekcji raportów.

Najczęściej recepcjonistka AI przejmuje powtarzalne sprawy i wskazane godziny, a zespół prowadzi rozmowy wymagające człowieka. Podczas rozpoznania procesu ustalamy dokładny podział pracy i zapisujemy go w zakresie wdrożenia.

Wdrożenie START trwa zwykle 2–4 tygodnie od zatwierdzenia zakresu, zaksięgowania pierwszych 50% wynagrodzenia i otrzymania potrzebnych materiałów oraz dostępów. Przygotowujemy rozmowę, uzgodnione połączenie z systemem rezerwacji i telefonię, a następnie prowadzimy testy odbiorcze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa 15–20 minut. Dopasowane demo ustalamy po poznaniu potrzeby.