Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w ramach usługi odbierze.ai, marki usługowej Syntalith sp. z o.o. (dalej „my”, „nasza firma”). Dokument dotyczy osób, które kontaktują się z nami, korzystają z naszej strony albo dzwonią na publiczną linię demonstracyjną. Przy voicebocie wdrożonym u klienta zwykle działamy jako procesor, a zasady dla rozmówcy określa administrator wskazany przez klienta.

Podstawą są przepisy RODO (Rozporządzenie 2016/679), polskiej Ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., Prawa komunikacji elektronicznej (PKE) z 12 lipca 2024 r. oraz rozporządzenia UE w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act, 2024/1689).

Administratorem danych osobowych jest Syntalith sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Stefana Batorego 18/108, 02-591 Warszawa. Pełne dane rejestrowe (KRS, NIP, REGON) dostępne są w zakładce Informacje prawne.

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD). Spółka nie spełnia przesłanek z art. 37 RODO. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych prosimy kierować na rodo@odbierze.ai.

Przetwarzamy pięć kategorii danych:

• Dane klientów B2B: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, firma, stanowisko, treść korespondencji.
• Dane rozmówców voicebota: nagrania audio, transkrypcje, metadane połączeń (czas, długość, numer dzwoniącego). Występujemy tu jako procesor, w zakresie określonym przez naszego klienta (administratora tych danych). Wyjątkiem jest nasza własna publiczna linia demonstracyjna, gdzie administratorem jesteśmy my: opisuje ją sekcja Publiczna linia demonstracyjna.
• Dane odwiedzających stronę: adres IP i dane techniczne potrzebne do działania strony. Dane analityczne i marketingowe przetwarzamy dopiero po wyborze odpowiednich plików cookie (patrz sekcja 11).
• Dane uczestników szkoleń i konsultacji: imię, e-mail, treść pytań, ewentualnie notatki.
• Nie prosimy o szczególne kategorie danych w formularzu ani na publicznej linii demo. Jeśli ktoś poda je mimo ostrzeżenia, mogą znaleźć się w nagraniu do czasu jego usunięcia. W voicebocie klienta takie dane przetwarzamy tylko na udokumentowane polecenie administratora i w uzgodnionym zakresie.

Na naszym publicznym numerze demonstracyjnym rozmawiasz z asystentką AI o imieniu Ada. Ta sekcja dotyczy wyłącznie tej jednej linii i różni się od sekcji powyżej w jednej ważnej kwestii: tutaj administratorem danych jesteśmy my, Syntalith sp. z o.o., a nie firma korzystająca z naszego wdrożenia. Dzwonisz do nas, nie do agenta uruchomionego dla innej firmy.

• Że rozmawiasz z AI informujemy w pierwszym zdaniu rozmowy oraz pisemnie przy numerze na stronie, zgodnie z obowiązkiem przejrzystości z art. 50 AI Act oraz finalnymi wytycznymi Komisji Europejskiej z 20 lipca 2026 r. Zapytaj Adę wprost, czy jest człowiekiem, a odpowie zgodnie z prawdą.
• Co przetwarzamy: nagranie audio, transkrypcję, metadane połączenia (czas, długość, numer dzwoniącego) oraz dane, które sam podasz, jeśli zdecydujesz się zostawić kontakt (imię i nazwisko, firma, branża, telefon lub e-mail).
• Cel: demonstracja działania voicebota, jakość i bezpieczeństwo linii, a przy pozostawionym kontakcie, przygotowanie demo dla Twojej firmy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes (prezentacja własnej usługi oraz jakość i bezpieczeństwo linii). Test równowagi jest u nas udokumentowany i udostępniamy go na żądanie. Nagrywanie zaczyna się z chwilą połączenia, dlatego nie opieramy go na zgodzie dorozumianej. Jeśli nie chcesz, żeby rozmowa była dalej nagrywana, rozłącz się. Sprzeciw wobec przetwarzania już zebranego zapisu zgłoś na rodo@odbierze.ai. Dane kontaktowe podane z prośbą o ofertę przetwarzamy, aby odpowiedzieć na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Odbiorcy danych: dostawca platformy konwersacyjnej AI (środowisko przetwarzania w regionie UE, umowa powierzenia, bez trenowania modeli na Twoich danych), operator telekomunikacyjny obsługujący numer (nagrania i dane połączeń w regionie UE) oraz operator, który przekierowuje nasz numer prezentacyjny na numer techniczny linii. W ramach prawa dostępu możesz poprosić o informacje o konkretnych odbiorcach danych z tej linii.
• Ochrona linii przed nadużyciami: zanim połączenie zostanie odebrane, sprawdzamy numer dzwoniącego, aby ograniczyć liczbę połączeń z jednego numeru i odrzucać połączenia z ukrytym numerem lub spoza Polski. Służy to utrzymaniu linii dostępnej dla innych i ochronie przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W W mechanizmie ograniczania nadużyć nie zapisujemy numeru wprost. Używamy jego pseudonimizowanego skrótu HMAC z krótkim czasem życia, przechowywanego w bazie w UE. Operator telefoniczny nadal przetwarza numer w danych połączenia.
• Transfery poza EOG: nagrania, transkrypcje i dane połączeń przetwarzamy w regionie UE. Sygnalizacja telekomunikacyjna (nawiązanie połączenia) może być realizowana przez infrastrukturę naszego operatora poza EOG; w takim przypadku podstawą są standardowe klauzule umowne (SCC) wraz z oceną skutków transferu. Zakres i mechanizm podamy na żądanie.
• Rozmowy tylko przychodzące: ta linia wyłącznie odbiera połączenia. Ada nigdy nie dzwoni pierwsza, więc nie prowadzimy tą drogą marketingu telefonicznego i nie stosujemy art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Retencja: nagrania i transkrypcje z linii demonstracyjnej usuwamy po 14 dniach. Dane kontaktowe z zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do odpowiedzi, dalszych uzgodnień i obrony ewentualnych roszczeń.
• Dane wrażliwe: prosimy, nie podawaj w rozmowie danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), np. informacji o zdrowiu. Ada potrafi odegrać recepcję w kilkunastu branżach, w tym takich jak klinika, apteka, gabinet weterynaryjny czy kancelaria. Wszystkie scenariusze są jednak fikcyjne: Ada ma polecenie prosić wyłącznie o dane administracyjne (np. rodzaj wizyty, termin, imię), nigdy nie pyta o objawy, diagnozę ani leki, nie udziela porad medycznych, prawnych ani finansowych. Jeśli mimo to dane szczególnej kategorii padną w rozmowie, mogą znaleźć się w nagraniu i transkrypcji do czasu ich usunięcia, najpóźniej po 14 dniach. Nie używamy ich do przygotowania demo ani kontaktu handlowego.
• Koszt połączenia: płacisz jak za zwykłe połączenie na polski numer komórkowy, według cennika swojego operatora. To nie jest numer o podwyższonej opłacie. Przy połączeniu z zagranicy koszt zależy od taryfy operatora.

Prawa opisane w sekcji „Twoje prawa” przysługują Ci także wobec tej linii, w tym prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Żądanie zgłoś na rodo@odbierze.ai. Ada nie obsługuje żądań RODO w trakcie rozmowy. Poda adres e-mail, pod którym sprawę przejmie człowiek.

Przetwarzamy dane na podstawie następujących przesłanek z art. 6 RODO:

• Art. 6 ust. 1 lit. b: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, w tym odpowiedź na zapytanie ofertowe, oraz wykonanie umowy o wdrożenie i utrzymanie voicebota.
• Art. 6 ust. 1 lit. c: obowiązek prawny (księgowość, faktury, podatki).
• Art. 6 ust. 1 lit. f: prawnie uzasadniony interes (obsługa korespondencji osób działających w imieniu firm, dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo systemów oraz pomiar działania własnej strony po uzyskaniu wymaganych ustawień plików cookie).
• Art. 6 ust. 1 lit. a: zgoda (newsletter, pliki cookie inne niż niezbędne, marketing kierowany do prospektów drogą elektroniczną lub telefoniczną, zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).

• Świadczenie usług wdrożeniowych i utrzymania voicebota.
• Obsługa zapytań i komunikacja z klientem.
• Kontrola jakości publicznej linii demonstracyjnej oraz, przy wdrożeniach klientów, analiza rozmów na polecenie administratora.
• Bezpieczeństwo systemów (monitoring, detekcja nadużyć).
• Fakturowanie, księgowość, obowiązki podatkowe.
• Marketing telefoniczny lub elektroniczny wyłącznie po uzyskaniu zgody wymaganej przez art. 398 PKE.
• Obrona roszczeń.
• Organizacja szkoleń i dostarczenie materiałów.

Voiceboty, które wdrażamy, korzystają z zewnętrznych modeli AI: modeli językowych (LLM), syntezy mowy (TTS) oraz rozpoznawania mowy (ASR). Konkretnych dostawców wybieramy indywidualnie dla każdego wdrożenia, kierując się wymaganiami technicznymi, językowymi i regulacyjnymi klienta.

Relację z każdym podprocesorem opisujemy w umowie powierzenia lub innym właściwym dokumencie. Tam, gdzie dostawca udostępnia takie ustawienia, ograniczamy retencję i wyłączamy wykorzystywanie danych klienta do trenowania modeli.

Aktualną listę procesorów przypisanych do Twojego wdrożenia znajdziesz w umowie powierzenia (DPA). Voicebot wchodzi w bezpośrednią interakcję z osobą fizyczną, dlatego stosujemy obowiązek informowania wynikający z art. 50 AI Act, w tym komunikat, że rozmowę prowadzi system AI. Więcej szczegółów: RODO i AI Act we wdrożeniu.

Okresy przechowywania danych dopasowujemy do celu przetwarzania oraz do wymagań klienta (jako administratora danych swoich klientów końcowych). Poniższa tabela przedstawia domyślne okresy; konkretne wartości dla każdego wdrożenia zapisujemy w umowie powierzenia (DPA).

Odbiorcami danych są upoważnieni członkowie zespołu, podwykonawcy (np. księgowość, obsługa prawna), dostawcy infrastruktury (hosting, backup) oraz dostawcy usług AI (sekcja 07). Dostęp opiera się na upoważnieniu, obowiązku poufności albo umowie powierzenia, zależnie od roli danego odbiorcy.

Część procesorów znajduje się w USA. W każdym przypadku transferu poza EOG stosujemy właściwy mechanizm z rozdziału V RODO. Może to być decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework dla aktywnie certyfikowanego odbiorcy, albo standardowe klauzule umowne (SCC) wraz z oceną transferu.

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15);
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16);
• usunięcia danych, czyli „prawa do bycia zapomnianym” (art. 17);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• przeniesienia danych, gdy spełnione są warunki art. 20;
• wniesienia sprzeciwu w sytuacjach opisanych w art. 21;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3).

Żądanie realizujemy w terminie miesiąca od jego otrzymania, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO. W skomplikowanych sprawach lub przy dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy w ciągu pierwszego miesiąca. Wniosek wyślij na rodo@odbierze.ai. Poszczególne prawa nie są bezwzględne i mogą nie mieć zastosowania do konkretnego celu lub podstawy przetwarzania.

Strona używa plików cookie niezbędnych do działania oraz, opcjonalnie, plików analitycznych i marketingowych. Szczegółowy opis znajdziesz w Polityce cookies.

Środki techniczne i organizacyjne dobieramy do ryzyka, rodzaju danych oraz usług użytych w danym procesie. W zależności od projektu mogą obejmować:

• Szyfrowanie komunikacji (TLS) i danych w spoczynku.
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla kont z dostępem do danych.
• Kontrolę dostępu opartą na rolach i zasadzie minimalnych uprawnień.
• Pseudonimizację danych tam, gdzie pozwala na to cel przetwarzania.
• Regularne przeglądy uprawnień i szkolenia zespołu z bezpieczeństwa.

Szczegółowe wersje protokołów i algorytmów, procedury kopii zapasowych oraz polityki rotacji kluczy uzgadniamy indywidualnie w umowie powierzenia (DPA) z każdym klientem.

Gdy działamy jako procesor, zawiadamiamy administratora bez zbędnej zwłoki zgodnie z art. 33 ust. 2 RODO. Administrator ocenia ryzyko. Jeśli zgłoszenie jest wymagane, zawiadamia właściwy organ bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od uzyskania wiedzy o naruszeniu. Przy wysokim ryzyku administrator zawiadamia też osoby, których dane dotyczą.

Oferta i formularz na tej stronie są skierowane do firm, nie do dzieci. Publiczna linia demo również nie jest przeznaczona dla dzieci. Voicebot klienta może obsługiwać proces dotyczący osoby małoletniej tylko na zasadach ustalonych przez tego klienta jako administratora danych.

Politykę aktualizujemy w miarę potrzeb. Wersja dokumentu i data ostatniej aktualizacji są widoczne na górze strony. Jeśli zmiana wpływa na trwającą usługę lub umowę, informujemy klientów w sposób uzgodniony w dokumentach projektu.

Wszelkie pytania kieruj na rodo@odbierze.ai.

Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, telefon +48 22 531 03 00, uodo.gov.pl.

Wersja v1.4 z 2026-08-15. Polityka wywodzi się ze standardu dokumentowego Syntalith sp. z o.o. i jest dostosowana do usługi odbierze.ai.