Przejdź do treści

Branża · zarządzanie nieruchomościami

Zalanie o 23:00. Dyżurny potrzebuje adresu i konkretnego opisu.

Agent przyjmuje zgłoszenie, gdy biuro nie odbiera. Pyta o budynek, lokal, to, co się stało, i numer do kontaktu. Rozmowa przebiega według reguł ustalonych z zarządcą. Przy nagłym zagrożeniu agent podaje zatwierdzoną instrukcję kontaktu ze służbami i nie udaje, że sam wysłał pomoc. W pozostałych sprawach zapisuje zgłoszenie albo przekazuje je na sprawdzony numer dyżurny.

Jeden zespół odpowiada za projekt, wdrożenie i opiekę

Karta branży

odbierze.ai · Zarządzanie nieruchomościami · ZN

zarządzanie nieruchomościami, wspólnoty, spółdzielnie, najem

Wdrożenie
termin w ofercie
Start
po testach
Opieka
min. 3 mies.
Zakres
Zarządzanie nieruchomościami

Na tej stronie

  • ZGŁOSZENIA
  • MIESZKAŃCY
  • DYŻURY
  • NAJEM

Zarządzanie nieruchomościami w skrócie

  1. 01 · Przykładowe rozmowy

    4sytuacje

    opisane przypadki obsługi, do potwierdzenia przy ustalaniu zakresu.

  2. 02 · LITE

    4 990zł netto

    jednorazowo + 1 190 zł netto miesięcznie za 1 proces i 500 minut.

  3. 03 · Harmonogram

    poustaleniu zakresu

    termin zależy od zakresu, dostępów i testów odbiorczych.

  4. 04 · Przetwarzanie

    UE

    w każdym pakiecie; numer i opłaty operatora są rozliczane osobno.

Scenariusz

Cztery rozmowy, które trzeba rozdzielić

Pożar, cieknący pion i pytanie o rozliczenie nie mogą trafić do jednego ogólnego scenariusza. Każdy przypadek ma własne pytania, zasady dostępu do danych i moment przekazania człowiekowi.

  1. Nagłe zagrożenie

    01

    Najpierw służby ratunkowe

    Pożar, porażenie prądem, zapach gazu albo zagrożenie życia nie czekają na numer sprawy. Agent korzysta z ustalonej instrukcji i mówi rozmówcy, aby skontaktował się ze 112 lub właściwym pogotowiem wskazanym przez zarządcę. Nie twierdzi, że służby już jadą. Równoległe powiadomienie dyżurnego działa tylko po teście całej ścieżki.

  2. Usterka techniczna

    02

    Zgłoszenie bez wymyślonego terminu naprawy

    Agent zapisuje budynek, lokal, opis, moment zauważenia problemu i numer do kontaktu. Jeżeli sprawdzona integracja przyjmie zgłoszenie, rozmówca dostaje numer zwrócony przez system. Termin wizyty podajemy tylko wtedy, gdy pochodzi z aktualnego kalendarza albo został potwierdzony przez dyżurnego.

  3. Rozliczenie lokalu

    03

    Saldo nie jest informacją dla każdego dzwoniącego

    Sam adres i numer lokalu nie wystarczą do odczytania rozliczeń. W podstawowym zakresie agent zapisuje prośbę o kontakt. Odczyt salda wymaga sposobu uwierzytelnienia zaakceptowanego przez administratora danych, na przykład kodu wysłanego na wcześniej zapisany kanał lub użycia mechanizmu z panelu mieszkańca.

  4. Najem

    04

    Termin oględzin z aktualnego kalendarza

    Agent potwierdza dostępność lokalu tylko na podstawie aktualnego źródła. Może zapisać imię, kontakt i wybrany termin. Nie pyta o dochody, pochodzenie, stan rodzinny ani inne dane służące ocenie kandydata. Weryfikacja najemcy pozostaje osobnym procesem prowadzonym przez człowieka.

Integracje

Połączenia z systemami zarządcy

Panel mieszkańca, eksport danych i opis funkcji na stronie producenta nie oznaczają, że zewnętrzny agent ma dostęp do zapisu lub salda. Najpierw sprawdzamy wersję systemu, zgodę dostawcy, autoryzację i uprawnienia. Potrzebny odczyt lub zapis testujemy na danych próbnych.

Rejestr zgłoszeń
system zarządcy po teście zapisuformularz spraw technicznychskrzynka dyżurna jako wariant bez integracji
Dyżury i przekazanie
lista kontaktów wraz z godzinamidrugi kontakt, gdy pierwszy nie odpowiadapotwierdzenie przyjęcia sprawy
Dane mieszkańca
uwierzytelniony panel mieszkańcaodczyt wybranych pól po nadaniu uprawnieńkontakt z księgowością, gdy odczytu nie ma
Najem i kalendarz
aktualne źródło ofertkalendarz opiekunaCRM najmu po sprawdzeniu dostępu
Potwierdzenia
SMS lub e-mailnumer sprawy zwrócony przez systemkomunikat o błędzie zamiast fałszywego potwierdzenia

Zasady

Co ustalamy przed uruchomieniem

Nie ma jednej podstawy prawnej ani jednego sposobu weryfikacji dla najemcy, właściciela lokalu, członka rodziny i wykonawcy. Zarządca opisuje role, źródła danych oraz osoby uprawnione do każdego rodzaju informacji. My przekładamy te ustalenia na rozmowę i testy.

  1. punkt · 01zasady

    Numer 112 służy do nagłych zagrożeń

    Pożar, porażenie prądem oraz inne nagłe zagrożenie życia, zdrowia lub mienia wymagają kontaktu ze służbami ratunkowymi. Agent zarządcy nie jest operatorem numeru alarmowego i nie może zatrzymywać rozmówcy długim formularzem. Instrukcja alarmowa pojawia się przed rejestracją zwykłego zgłoszenia.

    źródło · co zgłaszać pod numerem 112

  2. punkt · 02zasady

    Art. 6a opisuje obowiązki wynajmującego, nie bota

    Ustawa o ochronie praw lokatorów nakłada na wynajmującego obowiązki dotyczące sprawnego działania wskazanych instalacji i napraw. Sam przepis nie obiecuje lokatorowi całodobowej infolinii ani określonego czasu przyjazdu technika. Zakres odpowiedzialności zarządcy wynika także z umowy i konkretnej roli w danej nieruchomości.

    źródło · ustawa o ochronie praw lokatorów, art. 6a

  3. punkt · 03zasady

    Agent nie podejmuje uchwał za wspólnotę

    Może przyjąć zgłoszenie i przekazać je właściwej osobie. Nie zatwierdza remontu, nie ustala opłat i nie składa oświadczeń woli za wspólnotę. Ustawa o własności lokali rozdziela czynności zarządu od spraw wymagających uchwały właścicieli.

    źródło · ustawa o własności lokali, art. 21 i 22

  4. punkt · 04zasady

    Numer lokalu nie wystarcza do odczytania salda

    Sposób potwierdzenia tożsamości musi odpowiadać ryzyku ujawnienia danych. Nie dokładamy pytań o PESEL ani datę wpłaty bez analizy. Gdy istnieje panel mieszkańca, w pierwszej kolejności sprawdzamy, czy można użyć jego mechanizmu logowania albo kodu wysłanego na wcześniej zapisany kanał.

    źródło · UODO o weryfikacji tożsamości

  5. punkt · 05zasady

    Przypomnienie nie może zmienić się w ofertę

    Dla każdego połączenia wychodzącego ustalamy cel, odbiorcę, kanał i podstawę przetwarzania. Nie przyjmujemy ogólnej zasady, że każda wiadomość do mieszkańca jest obsługą umowy. Jeżeli rozmowa zawiera promocję lub inną informację handlową, trzeba uwzględnić wymóg uprzedniej zgody z art. 398 PKE.

    źródło · Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398

  6. punkt · 06zasady

    Czas przechowywania wynika z celu

    Nie ustawiamy wszystkim zarządcom dwunastu miesięcy i nie obiecujemy usunięcia każdej informacji na żądanie. Administrator określa cel, podstawę, obowiązki dokumentacyjne i terminy potrzebne do obrony roszczeń. Nagrywanie można wyłączyć, jeśli do danego procesu nie jest potrzebne.

    źródło · RODO, art. 5, 6 i 17

  7. punkt · 07zasady

    Rozmówca wie, że odpowiada mu AI

    Agent przedstawia się jako system AI. Gdy rozmówca zgłasza zagrożenie, spór, problem z dostępem do danych albo po prostu chce człowieka, scenariusz korzysta z ustalonej ścieżki przekazania. Brak dostępnego dyżurnego jest komunikowany wprost.

    źródło · AI Act, art. 50

01

Jak agent rozpoznaje awarię pilną?

odp.

Nie powierzamy bezpieczeństwa samej liście słów. Z zarządcą tworzymy krótkie pytania i warunki, które uruchamiają instrukcję alarmową. Rozmówca może też w każdej chwili powiedzieć, że istnieje zagrożenie. Agent najpierw podaje właściwy kanał pomocy, a dopiero potem zbiera dane, o ile jest to bezpieczne. Reguły zmieniamy dopiero po zatwierdzeniu, nie uczą się same z kolejnych rozmów.

02

Czy agent zastąpi administratora wspólnoty?

odp.

Nie. Przyjmuje zgłoszenia, może umówić oględziny i zapisuje prośbę o kontakt w sprawie rozliczenia. Zatwierdzenie remontu, treść uchwały oraz spór z lokatorem pozostają po stronie administratora i zarządu wspólnoty.

03

Czy integrujecie się z systemem zarządzania wspólnoty / spółdzielni?

odp.

Nie mamy jednej gotowej integracji pasującej do każdego zarządcy. W przypadku MMSoft Lokale, eMieszkańca, Mieszczanina, ADA i innych systemów sprawdzamy konkretną wersję, konto oraz zgodę dostawcy. Panel dla mieszkańca lub możliwość eksportu nie są jeszcze dowodem, że zewnętrzny agent może bezpiecznie czytać i zapisywać dane. Gdy brakuje odpowiedniego interfejsu, agent może wysłać uporządkowane zgłoszenie do człowieka zamiast udawać integrację.

04

Czy agent poda saldo przez telefon?

odp.

Nie po samym adresie, numerze lokalu ani dacie ostatniej wpłaty. W podstawowym zakresie zapisuje prośbę o kontakt z księgowością. Odczyt można rozważyć dopiero po uzgodnieniu sposobu uwierzytelnienia, zakresu informacji, upoważnień w systemie i postępowania przy błędzie.

05

Czy agent może przypominać o płatności?

odp.

To osobny proces, nie domyślna funkcja pakietu. Zarządca musi ustalić odbiorców, treść, częstotliwość, podstawę przetwarzania i bezpieczny sposób identyfikacji. Agent nie prowadzi sporu o zadłużenie, nie wywiera presji i nie łączy przypomnienia z ofertą handlową. Zaległość kwestionowana przez rozmówcę trafia do człowieka.

06

Czy rozwiązanie ma sens dla małej wspólnoty?

odp.

Nie wyznaczamy sztucznego progu stu lokali. Liczą się liczba połączeń, godziny ich napływu, koszt obecnej obsługi, wymagane integracje i ryzyko spraw alarmowych. Po krótkim pomiarze może się okazać, że wystarczą dobrze ustawiona poczta głosowa i dyżur człowieka albo wspólny numer używany przez zarządcę dla kilku nieruchomości.

07

Ile kosztuje wdrożenie dla zarządcy?

odp.

LITE kosztuje 4 990 zł netto jednorazowo i 1 190 zł netto miesięcznie za jeden proces oraz 500 minut pracy agenta. GROWTH zaczyna się od 9 990 zł netto jednorazowo i kosztuje 2 490 zł netto miesięcznie za do trzech procesów oraz 1 500 minut. Liczba wspólnot sama nie wyznacza pakietu. Liczą się procesy, ruch i systemy. Numer, przeniesienie numeru i opłaty operatora pokazujemy osobno.

08

Ile trwa uruchomienie?

odp.

Termin podajemy po sprawdzeniu ścieżek alarmowych, listy dyżurów, systemów i treści komunikatów. Odbiór zgłoszenia bez zapisu do systemu jest prostszy niż bezpieczny odczyt salda lub automatyczne przekazanie do kilku ekip. Przed uruchomieniem testujemy brak odpowiedzi dyżurnego, błąd integracji i zgłoszenie z niepełnym adresem.

Kontakt · Zarządzanie nieruchomościami

Poproś o demo rozmowy z Twojej branży.

Opisujesz jedną rozmowę, którą dziś obsługuje zespół. Daria odpowiada osobiście i ustala, jaki fragment możemy pokazać bez dostępu do Twoich systemów. Jeśli zakres ma sens, następnym krokiem jest rozmowa z inżynierem. Branża: zarządzanie nieruchomościami, wspólnoty, spółdzielnie, najem.

Zostaw kontakt+48 88 69 69 777
Rozmawiasz z AI (Ada). Nagrywamy rozmowę na potrzeby demo i kontroli jakości, a zapis usuwamy po 14 dniach. Administratorem jest Syntalith sp. z o.o. Rozłączenie zatrzyma dalsze nagrywanie. W sprawie już zebranych danych napisz na rodo@odbierze.ai.pełna informacja +

To linia demonstracyjna. Rozmawiasz z asystentką AI (Ada), nie z człowiekiem. Rozmowę nagrywamy i transkrybujemy na potrzeby demonstracji, kontroli jakości i bezpieczeństwa. Nagranie i transkrypcję usuwamy po 14 dniach. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a nie zgoda. Jeśli nie chcesz, żeby rozmowa była dalej nagrywana, rozłącz się. Sprzeciw wobec przetwarzania zapisu zgłoś na rodo@odbierze.ai. Scenariusze są fikcyjne. Nie podawaj danych wrażliwych, na przykład informacji o zdrowiu. Linia tylko odbiera połączenia i nigdy nie dzwoni pierwsza. Administrator danych: Syntalith sp. z o.o. Koszt: jak za zwykłe połączenie na polski numer komórkowy, według cennika Twojego operatora. To nie jest numer o podwyższonej opłacie. Polityka prywatności.

Zobacz cennik

Możesz zadzwonić do publicznej linii albo poprosić o demo branżowe.

Obsługa w Polsce · 10 stron lokalnych

Jak pracujemy w Twoim mieście

Siedzibę mamy w Warszawie, więc tutaj możemy spotkać się na miejscu. Projekty z innych miast prowadzimy zdalnie. Poniższa lista zawiera przygotowane strony lokalne, ale nie ogranicza obszaru obsługi.

Zakres i termin ustalamy przed wysłaniem oferty.

Inne branże

Pozostałe strony branżowe.

18 · poz.