Branża · księgowość
Klient pyta o termin VAT-u. Księgowa zamyka miesiąc.
W końcówce miesiąca biuro rachunkowe ma kilkadziesiąt do kilkuset telefonów dziennie z tymi samymi pytaniami: status zaksięgowania, terminy JPK_V7, PIT, CIT, ZUS, status faktury w KSeF. Wdrażamy voiceboty AI zintegrowane z Comarch Optima, Symfonia, enova365 i wFirma, które odpowiadają na rutynowe pytania ze statusem z systemu w czasie rzeczywistym i zostawiają księgowych przy pracy. Pierwsze rozmowy w ciągu 2–4 tygodni.
Projektujemy · Wdrażamy · Utrzymujemy
Karta wdrożenia
odbierze.ai · seria B · KS
biura rachunkowe i doradcy podatkowi
- Wdrożenie
- 2–4 tyg.
- Pierwsza rozmowa
- tydzień 2
- Opieka
- ciągła
- Zakres
- Księgowość
W pakiecie
- COMARCH
- SYMFONIA
- OPTIMA
- KSEF
Księgowość w skrócie
01 · Kroki scenariusza
4etapów
rozpisany przebieg rozmowy, od pierwszej minuty do zakończenia.
02 · Integracje
5grup
podpinamy do systemów branżowych, kalendarza i CRM-u.
03 · Wdrożenie
2–4tyg.
od podpisania umowy do pierwszej produkcyjnej rozmowy.
04 · Hosting
UEfirst
warstwa agentowa i modele w regionach UE, w cenie pakietu.
Scenariusz
Koniec miesiąca w biurze, bez lawiny telefonów
Cztery powtarzalne typy rozmów, które agent obsługuje samodzielnie, bez angażowania księgowej.
Status · deklaracja
01Czy mój VAT jest wysłany?
Klient pyta o status deklaracji. Agent po lekkiej weryfikacji (NIP + wewnętrzny identyfikator klienta z systemu księgowego albo numer telefonu z kartoteki) odczytuje status, potwierdza wysyłkę albo informuje o brakujących dokumentach.
Termin · przypomnienie
02Pytanie o termin deklaracji / płatności
Klient pyta, do kiedy ma zapłacić ZUS. Agent zna aktualny kalendarz podatkowy (JPK_V7M i V7K, PIT-11, CIT-8, ZUS DRA, KSeF) i podaje konkretny termin dla klienta.
Konsultacja · umówienie
03Umówienie rozmowy z doradcą
Klient potrzebuje konsultacji (optymalizacja podatkowa, nowa forma działalności, kontrola skarbowa). Agent umawia termin u odpowiedniego doradcy, księgowa, doradca podatkowy, specjalista kadr.
Dokumenty · odbiór
04Umówienie odbioru faktur / dokumentów
Klient chce dostarczyć dokumenty za poprzedni miesiąc. Agent proponuje termin odbioru (kurier / osobiście / e-mail), potwierdza format (papier / skan / link do chmury) i zapisuje jako zadanie w CRM.
Integracje
Integracje z systemami księgowymi
Agent łączy się z Twoim systemem księgowym, by odpowiadać prawdziwymi danymi. Czyta statusy, nie tworzy, księgowa pozostaje jedyną osobą, która wprowadza dane merytoryczne.
- Systemy księgowe
- Comarch ERP Optima (Web API)SymfoniaComarch ERP XL (CDN_API.DLL)enova365WAPRO ERP (Fakir / Kaper, by Asseco)InsERT (Rachmistrz / Rewizor GT i nexo)wFirmaifirma
- Kadry i płace
- Płatnik / eZUS (ePłatnik)Comarch HRMSymfonia Kadry i Płace / Symfonia HR
- Kalendarze i CRM
- Google CalendarMicrosoft OutlookHubSpotPipedrive
- Komunikacja
- SMSAPISendGridOneDrive / Google Drive (odbiór dokumentów)
- Telefonia PL (dobieramy lub używamy Twojej)
- operator SIP/VoIPporting numeru biura
Zgodność
Zgodność w biurze rachunkowym, RODO, tajemnica zawodowa
Biuro rachunkowe ma zaostrzone wymogi poufności. Dla doradców podatkowych obowiązuje statutowa tajemnica z ustawy o doradztwie podatkowym. Dla księgowych bez certyfikatu doradcy podstawą jest RODO oraz umowa powierzenia (DPA). Konfiguracja agenta odpowiada na oba reżimy.
- nota · 01zgodność
Tajemnica doradcy podatkowego, ustawa z 5 lipca 1996 r.
Art. 37 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym nakłada na doradcę obowiązek zachowania w tajemnicy faktów i informacji, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu. Obowiązek nie jest ograniczony w czasie (ust. 1a). W DPA rozszerzamy tę zasadę na procesora (nas) i wszystkich naszych podprocesorów. Konfiguracja standardowa: krótka retencja zapisana w DPA (zwykle do 7 dni transkryptu), nagrania audio nieprzechowywane domyślnie. Dla biur rachunkowych bez certyfikatu doradcy podatkowego stosujemy te same standardy poufności, choć statutowa tajemnica zawodowa ich nie obejmuje.
- nota · 02zgodność
Art. 13 RODO, obowiązek informacyjny przy pierwszym kontakcie
Na początku rozmowy agent informuje klienta o administratorze (Twoje biuro), celach przetwarzania (obsługa zapytań o status / terminy / konsultacje) i prawach osoby. Klauzula zgodna z Twoją polityką prywatności.
- nota · 03zgodność
Art. 50 AI Act, oznaczenie rozmowy z AI
Agent otwiera rozmowę deklaracją: „Dzień dobry, mówi asystent AI biura [nazwa]. Jeśli wolisz rozmowę z księgową, powiedz »księgowa« i przełączę.”
- nota · 04zgodność
Retencja, dane z rozmów
Typowa konfiguracja dla biur rachunkowych: transkrypt 7 dni (do rozstrzygnięcia wątpliwości operacyjnych), nagrania audio nieprzechowywane. Wyjątki wymagają pisemnej zgody klienta. Wdrożenia z dłuższą retencją, rzadkie, zwykle na wyraźne życzenie klienta biura.
01Czy agent zna bieżący stan ksiąg klienta?
Po weryfikacji tożsamości agent odczytuje status deklaracji, wysyłki JPK, stanu ZUS-u z Twojego systemu (Optima, Symfonia, wFirma). Nie modyfikuje danych, nie wprowadza nowych, wyłącznie odczyt.
02Jak działa weryfikacja tożsamości klienta?
Dwuetapowa: NIP firmy plus wewnętrzny identyfikator klienta z Twojego systemu (albo numer telefonu z kartoteki). Bez poprawnej weryfikacji agent nie ujawnia żadnych danych podatkowych ani księgowych. Zakres pól weryfikacyjnych ustalamy z Tobą w analizie ryzyka, domyślnie unikamy danych szczególnie wrażliwych takich jak PESEL.
03Co jeśli klient zadaje pytanie merytoryczne (optymalizacja, stawka VAT)?
Agent nie udziela porad podatkowych, zapisuje zapytanie i umawia konsultację u doradcy. Porada podatkowa to zarezerwowany zakres uprawnionej osoby (ustawa o doradztwie podatkowym).
04Czy integrujecie się z Comarch Optima?
Tak, Comarch ERP Optima udostępnia Web API (REST), które pozwala na odczyt statusów deklaracji, list JPK, danych kontrahentów. Dostęp zależy od wersji licencji (Standard / Premium) i osobnej licencji na Web API, sprawdzamy to w briefie. Comarch ERP XL korzysta z innej biblioteki (CDN_API.DLL, model COM-sesyjny), też obsługujemy. Modyfikacje pozostają po stronie księgowej, agent to warstwa obsługi klienta, nie księgowości. W niektórych wdrożeniach potrzebny jest certyfikowany partner Comarch.
05Co z klientami, którzy dzwonią z pytaniami kadrowymi (wypłaty, PIT-11)?
Agent po identyfikacji przełącza scenariusz na kadry, odczytuje termin wypłaty, status PIT-11, liczbę dni urlopu. Dane wrażliwe (np. wysokość wynagrodzenia) wymagają dodatkowej weryfikacji lub eskalacji do księgowej.
06Czy agent obsługuje klientów na ryczałcie / karcie podatkowej / JDG?
Tak, w briefie ustalamy, które formy opodatkowania obsługujesz. Agent zna kalendarz podatkowy per forma (ryczałt, JPK_V7K kwartalny, JDG, PIT-28/36, spółka z o.o., CIT-8) i dostosowuje odpowiedzi.
07Czy agent informuje o statusie faktury w KSeF?
Tak. Agent po weryfikacji klienta odczytuje, czy faktura została zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur, podaje numer KSeF i datę przyjęcia, albo informuje o brakach. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami w 2026 r. (1 lutego 2026 dla dużych podatników i odbiór dla wszystkich, 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, 1 stycznia 2027 dla mikropodatników do progu 450 PLN / 10 tys. PLN miesięcznie). Konfigurację agenta dostosowujemy do aktualnego harmonogramu.
08Ile kosztuje wdrożenie dla biura z 50 klientami?
Pakiet LITE (od 4 990 PLN setup + 1 190 PLN/mies., 500 minut) wystarcza biurom do ~100 klientów obsługiwanym w jednolitym zakresie. Biura z wyspecjalizowanymi doradcami (podatki, kadry, audyt) albo z wolumenem 500+ klientów, GROWTH (9 990 PLN setup + 2 490 PLN/mies., 1 500 minut). Sieci franczyzowe wybierają ENTERPRISE z indywidualną integracją Comarch / Symfonia / enova365.
Kontakt, 5 minut · Księgowość
Demo przygotowane pod Twoją branżę.
Wypełniasz krótki formularz (5 min). Odzywamy się w 1–2 dni robocze z demo przygotowanym pod specyfikę: biura rachunkowe i doradcy podatkowi, i propozycją 30-min konsultacji.
Zasięg geograficzny · 10 miast
Gdzie wdrażamy voicebota
W Warszawie spotykamy się na miejscu, jeśli zależy Państwu na osobistym kontakcie. W pozostałych dziewięciu miastach pracujemy zdalnie, z tym samym zespołem inżynierów i prawników.
Ten sam zakres wdrożenia w każdym mieście.
Inne branże