Przykład opisu, od którego można zacząć
„Warsztat odbiera około 15 telefonów dziennie, najwięcej w poniedziałki rano. Chcemy przyjmować zgłoszenia, kiedy doradca jest zajęty. Klient podaje rodzaj sprawy i kontakt. Doradca dostaje jedno zgłoszenie oraz preferowany termin rozmowy. Zachowujemy obecny numer. Nie chcemy automatycznej diagnozy ani obietnicy zakończenia naprawy”.
To przykład fikcyjny. Wskazuje problem, wynik i granice, choć nie zawiera jeszcze nazwy centrali ani listy pól API. Wykonawca może na tej podstawie zaproponować rozmowę i ustalić, jakich informacji potrzebuje do potwierdzenia ceny.
Dopisanie „agent ma obsługiwać wszystkie sprawy klientów” nie ułatwi porównania ofert. Każdy wykonawca może inaczej zrozumieć takie zadanie. Lepiej zacząć od zakresu, który można pokazać na jednym zakończonym przykładzie.
Co umieścić w zapytaniu
W szablonie znajdziesz miejsce na oczekiwany wynik dla rozmówcy i pracownika. Oba są potrzebne. Klient może usłyszeć potwierdzenie przyjęcia prośby, a pracownik zobaczyć zadanie do oddzwonienia. Jeśli oczekujesz pełnej rezerwacji, zaznacz, że termin ma być zapisany i potwierdzony w używanym systemie.
| Informacja | Jak szczegółowo opisać ją na początku |
|---|---|
| Rodzaj telefonów | Jedna grupa spraw z krótkim przykładem |
| Liczba i pora kontaktów | Przybliżona skala oraz okres przeciążenia |
| Obecny system | Nazwa programu, bez przekazywania hasła lub bazy danych |
| Praca człowieka | Co ma pozostać w zespole i kto przyjmuje zgłoszenia |
| Termin | Potrzebna data lub horyzont decyzji wraz z przyczyną |
Jeżeli czegoś nie wiesz, zostaw to do ustalenia. Nie zgaduj dostępności API i nie przedstawiaj liczby nieodebranych prób jako liczby utraconych klientów.
O jaką odpowiedź poprosić wykonawcę
Poproś o proponowany rezultat, ograniczenia, podział pracy i pełen koszt. Oferta powinna uwzględniać wymagane wdrożenie, integrację, opiekę i użycie przy podanej skali. Niech wykonawca wyraźnie oznaczy, co musi sprawdzić przed ostateczną wyceną.
Warto też zapytać o sposób pokazania działania. Demo pomaga zobaczyć rozmowę, natomiast dodatkowa próba może być potrzebna do potwierdzenia nietypowego połączenia. Jej zakres i ewentualny koszt trzeba uzgodnić przed pracą. Nie wynika z tego obowiązek kupienia pełnego projektu.
Po otrzymaniu odpowiedzi użyj arkusza porównania wycen. Wpisuj końcowe kwoty i warunki, nie samą cenę wejścia ze strony wykonawcy.
Jak odpowiadamy na takie zapytanie
W odbierze.ai zaczynamy od krótkiej rozmowy z człowiekiem. Ustalamy użyteczny pierwszy zakres i informacje potrzebne do jego sprawdzenia. Gdy zakres jest wystarczająco określony, przygotowujemy propozycję do następnego dnia roboczego. Termin wdrożenia ustalamy oddzielnie, z uwzględnieniem prac i dostępów.
Nie musisz wysyłać dokumentu. Możesz wkleić krótki opis w formularzu albo skorzystać z podanego tam kontaktu do zespołu. Aktualny cennik pozwala wcześniej sprawdzić skalę standardowego wdrożenia i opieki.
Zakres materiału
Szablon jest autorskim materiałem pomocniczym, nie specyfikacją techniczną, umową ani opisem rzeczywistego zlecenia klienta. Przebieg wdrożenia i podział prac Kontakt z zespołem odbierze.ai