Pierwszy telefon nie jest przyjęciem zlecenia
W proponowanym zakresie agent ustala ogólny temat, sposób kontaktu i informacje wskazane przez kancelarię jako potrzebne na tym etapie. Nie obiecuje reprezentacji, wyniku ani porady. Jeśli rozmówca mówi o terminie z pisma, zapisuje tę informację do pilnego sprawdzenia według procedury, bez samodzielnego obliczania terminu prawnego.
Fikcyjny przykład krótkiego kontaktu, do zatwierdzenia przez kancelarię:
Rozmówca: „Chodzi o najem lokalu. W piśmie mam datę 15 września. Chcę porozmawiać z prawnikiem”.
Agent: „Zapiszę temat i podaną datę dla sekretariatu. Proszę jeszcze o numer do kontaktu. Na tym etapie nie potrzebuję treści pisma”.
Po potwierdzonym zapisie: „Prośba trafiła do sekretariatu wraz z informacją o dacie 15 września. Kancelaria musi jeszcze potwierdzić, czy może zająć się sprawą. Ten telefon nie potwierdza przyjęcia zlecenia”.
W zadaniu sekretariatu widnieje: nowy kontakt; najem lokalu; rozmówca wskazał 15.09.2026 z pisma; znaczenie i poprawność terminu niezweryfikowane; numer potwierdzony w rozmowie. Powiadomienie dostaje osoba wyznaczona do oceny takich próśb. Jeżeli nie ma obsady reagującej tego dnia, agent nie może obiecać kontaktu „jeszcze dziś”.
Poufność wpływa na wybór danych i kanału
Kancelaria określa potrzebne dane i odbiorców. Do samej prośby o kontakt może wystarczyć temat oraz potwierdzony numer. Dostęp do notatki i nagrania rozdzielamy według ról zatwierdzonych przez kancelarię.
Przykładowo, rozmówca pyta, czy kancelaria obsługuje wskazaną firmę. Agent nie powinien ujawniać takiej relacji z bazy klientów. Może przekazać prośbę o kontakt zgodnie z ustalonym zakresem. Weryfikację konfliktu prowadzi właściwa osoba; automatyczne dopasowanie nazwy nie powinno rozstrzygać jej wyniku.
Jeżeli dalszy etap wymaga dokumentów, kancelaria wskazuje bezpieczny sposób ich przekazania. Agent nie powinien proponować przypadkowego adresu ani zbierać materiałów na ogólnej skrzynce tylko dlatego, że jest najłatwiej dostępna.
Czy potrzebujesz agenta, czy przekierowania do sekretariatu?
Próby odbiorowe powinny obejmować prośbę o poradę od razu, pytanie o innego klienta, brak dostępnego prawnika i informację o bliskim terminie. Oceniaj, co agent mówi oraz kto rzeczywiście dostaje zgłoszenie.
Przy niewielkim ruchu przekierowanie do dostępnej osoby może wystarczyć. Agenta warto rozważyć, gdy zespół regularnie nie może odbierać nowych zapytań. Możemy przygotować przyjmowanie ogólnego tematu i danych do kontaktu oraz przekazanie zgłoszenia wskazanej osobie, bez dostępu do historii spraw.
Prawnik odpowiedzialny za proces zatwierdza treść, zakres danych i sposób przekazania. Wykonawca konfiguruje i testuje uzgodniony przebieg. W ofercie obsługi telefonu kancelarii trzeba uwzględnić zapis, retencję i uprawnienia, a nie tylko koszt minut. Materiał jest projektem organizacyjnym, nie opinią o zgodności konkretnego rozwiązania z obowiązkami zawodowymi.
Napisz, które telefony pozostają bez odpowiedzi i kto powinien do nich wracać. Ustalimy pytania, sposób przekazania zgłoszeń i koszt obsługi. Nie potrzebujemy akt, danych stron ani opisu rzeczywistego sporu do wstępnej rozmowy.
Źródła i materiały
RODO jest źródłem zasad ochrony danych, nie pełną podstawą oceny obowiązków zawodowych kancelarii. Scenariusze są fikcyjne, a zatwierdzenie zakresu należy do odpowiedzialnego prawnika. Oferta dla kancelarii: odbierze.ai.