Uprawnienie wynika z zadania
Przygotuj listę osób potrzebujących dostępu i zadań, do których wykorzystają nagrania. Dostęp do całej historii klienta nie powinien wynikać wyłącznie z pracy w tej samej firmie.
Zasady minimalizacji, poufności i ograniczenia przechowywania wynikają z RODO. Przekładając je na konkretny proces, administrator ustala cele, osoby uprawnione i czas dostępności materiałów.
Notatka, odsłuch i eksport według roli
System może pozwalać na odsłuch, eksport i udostępnienie linku. Te możliwości trzeba sprawdzić osobno. Plik pobrany na prywatny komputer lub wysłany dalej nie musi podlegać tym samym kontrolom co nagranie w głównym systemie.
Proponowany podział do rozmowy z firmą wygląda tak:
Przewiń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Proponowana rola | Notatka | Odsłuch | Eksport |
|---|---|---|---|
| Doradca oddzwaniający | Przypisana sprawa | Niepotrzebny do samego kontaktu | Bez eksportu nagrań |
| Osoba wyjaśniająca błąd rozpoznania | Właściwa sprawa | Rozmowa potrzebna do wyjaśnienia | Tylko jeśli uzasadniono potrzebę i sposób ochrony kopii |
| Osoba prowadząca przegląd jakości | Uzgodniona próbka | Według celu przeglądu | Osobne uprawnienie, bez domyślnego dostępu do całej bazy |
To przykład do zatwierdzenia przez administratora. Przed potwierdzeniem ceny sprawdzamy, czy narzędzie potrafi rozdzielić te uprawnienia. Jeśli nie, trzeba zmienić sposób udostępniania lub dobrać inny zakres, zamiast deklarować nieistniejące role.
Sprawdź, co się stanie po zmianie roli pracownika
Załóżmy, że pracownik przechodzi do innego działu. Sprawdź, czy nadal może otwierać stare nagrania, pobierać je i korzystać z wcześniej wysłanych linków. Podobna kontrola jest potrzebna po zakończeniu współpracy z wykonawcą.
Ustal też, kto może sprawdzić historię dostępu i jak zgłasza się nieprawidłowość. Dostępność takiej historii zależy od wybranego systemu; nie należy jej zakładać bez sprawdzenia. W dokumentacji wdrożenia powinno być jasne, kto nadaje i odbiera uprawnienia.
Przed zakupem poproś o pokaz różnicy między odsłuchem, eksportem i dostępem z linku. Zapytaj też, co wykonawca zmieni po odejściu pracownika oraz które wcześniej pobrane kopie pozostają do obsłużenia po stronie firmy. Role i historia dostępu różnią się między narzędziami. Cenę i zakres potwierdzamy po sprawdzeniu możliwości używanego systemu.
W naszym modelu przetwarzanie w UE i dokumenty powierzenia są elementem wszystkich pakietów. Nie zastępuje to ustaleń o tym, kto ma odsłuchiwać i jak długo przechowujecie dany materiał.
Napisz, kto w zespole potrzebuje wracać do rozmów i w jakim celu. Ustalimy potrzebny zapis, dostęp i sposób utrzymania uprawnień.
Źródła i materiały
Art. 5 i 32 RODO uzasadniają opisane zasady minimalizacji i ochrony dostępu. Tabela oraz próba zmiany roli są propozycją do dopasowania, nie nadaniem uprawnień ani potwierdzeniem funkcji każdego systemu. Informacje o danych: odbierze.ai.