Zapytanie musi dotyczyć całego pobytu
System hotelowy, często określany jako PMS, przechowuje dane używane do zarządzania rezerwacjami i pobytem. Dostęp do potrzebnych operacji zależy od konkretnego produktu oraz konfiguracji. Sama obecność systemu w hotelu nie dowodzi możliwości podłączenia agenta.
W zapytaniu trzeba rozróżnić dzień przyjazdu i wyjazdu oraz rodzaj pokoju. Dane o uczestnikach zbiera się w zakresie potrzebnym do sprawdzenia warunków. Agent nie powinien zakładać, że pokój dwuosobowy automatycznie obejmuje dodatkową osobę lub dostawkę.
Załóżmy, że pokój jest wolny przez dwie pierwsze noce, ale zajęty trzeciej. Odpowiedź nie może przedstawiać go jako dostępnego na cały pobyt. Ewentualna zmiana pokoju wymaga zatwierdzonej propozycji i decyzji gościa.
Cena i warunki wybranej taryfy
Taryfa może różnić się zakresem świadczeń i zasadami zmiany. Agent powinien korzystać z aktualnego źródła oraz odczytać warunki istotne dla wyboru. Nie powinien przedstawiać najniższej znalezionej kwoty jako ceny dowolnego pobytu.
Jeśli hotel wymaga wpłaty lub potwierdzenia przez recepcję, trzeba uwzględnić ten etap. Wolny pokój podczas odczytu nie jest jeszcze zarezerwowany. Wykonanie zapisu i przekazanie potwierdzenia wymagają własnych sprawdzianów.
Dwie rezerwacje ostatniego pokoju
Przygotuj kontrolowaną próbę równoczesnego zapisu w dwóch kanałach. Oceń, czy hotel widzi właściwy stan i czy agent koryguje propozycję po utracie dostępności. Dodaj zmianę dat oraz brak odpowiedzi systemu po wysłaniu rezerwacji.
Pracownik powinien móc odróżnić potwierdzony pobyt, zapytanie i zapis wymagający wyjaśnienia. Agent nie powinien ponawiać całej rezerwacji bez sprawdzenia, czy pierwsza próba już się udała.
Jeśli dostęp do systemu nie pozwala bezpiecznie wykonać potrzebnych czynności, agent może zapisywać zapytania dla recepcji.
Przyjęcie zapytania, odczyt dostępności lub rezerwacja
| Zakres | Rezultat dla hotelu |
|---|---|
| Przyjęcie zapytania | Dane pobytu i pytanie do recepcji |
| Odczyt dostępności i taryfy | Odpowiedź z aktualnych danych; pokój jeszcze niezarezerwowany |
| Rezerwacja | Potwierdzony zapis zgodny z zasadami hotelu i płatności |
Oferta wskazuje wybrany zakres: wdrożenie, opiekę, minuty i potrzebne połączenie z systemem hotelowym. Odczyt taryfy i utworzenie rezerwacji wyceniamy jako operacje, do których uzyskaliśmy potwierdzony dostęp.
Jeśli goście chętnie kończą rezerwację w obecnym formularzu hotelu, nie trzeba przenosić wszystkich zapisów na telefon. Agent może obsłużyć zapytania, które nadal trafiają do recepcji. Warto oceniać prawidłowo potwierdzone pobyty i ręczne poprawki, a nie tylko liczbę rozmów.
Napisz nazwę systemu hotelowego i czy agent ma tylko odpowiedzieć, czy także rezerwować. Sprawdzimy dostęp i przygotujemy zakres integracji z pełnym kosztem. Do pierwszej rozmowy wystarczy fikcyjny przykład pobytu.
Zakres materiału
Tabela i próby ostatniego pokoju są autorską propozycją oceny zakresu. Nie potwierdzają taryf, dostępności ani integracji z konkretnym PMS. Oferta integracji: odbierze.ai.