Podziel informacje według dostępu
Adres, ogólny dojazd i godziny recepcji są innym zakresem niż dane konkretnej rezerwacji. Z hotelem ustalamy, które instrukcje można podawać publicznie, a które wymagają weryfikacji gościa. Odbierze.ai przygotowuje rozmowę, aktualizację odpowiedzi i potrzebne połączenie z uzgodnionym systemem. Agent nie powinien sam uznawać kodu dostępu za zwykłą odpowiedź z bazy wiedzy.
Przykładowo, rozmówczyni mówi, że przyjechała odebrać znajomego. Agent może podać zatwierdzoną informację o miejscu oczekiwania, lecz nie powinien potwierdzać pobytu ani numeru pokoju tej osoby bez właściwej podstawy w procedurze. Znajomość nazwiska nie rozstrzyga uprawnienia.
Zameldowanie po zamknięciu recepcji
Hotel może mieć odrębny sposób zameldowania po zamknięciu recepcji. Trzeba sprawdzić, czy dotyczy każdej rezerwacji i jak gość otrzymuje wymagane dane. Agent nie powinien zapewniać o samodzielnym wejściu, gdy dany pobyt wymaga wcześniejszego uzgodnienia z zespołem.
Fikcyjny przykład: gość z rezerwacją TEST-H-81 zgłasza 18 września zmianę przyjazdu z 20:00 na około 23:30. Hotel wymaga uzgodnienia przyjazdu po 22:00. Po weryfikacji gościa i potwierdzonym zapisie agent odpowiada: „Przekazałam recepcji informację o przyjeździe około 23:30. Czekamy jeszcze na potwierdzenie sposobu zameldowania. Sam zapis tej prośby nie potwierdza wejścia po zamknięciu recepcji”.
Recepcja otrzymuje zadanie: TEST-H-81; przyjazd 18.09 około 23:30 zamiast 20:00; późne zameldowanie niepotwierdzone; potrzebny kontakt i instrukcja dla zweryfikowanego gościa. Agent nie wysyła ogólnego kodu wejścia. Jeśli hotel nie ma osoby mogącej wrócić do gościa przed przyjazdem, ta ścieżka wymaga innego rzeczywistego kontaktu, a nie kolejnego automatycznego zapewnienia.
Dojazd powinien wskazywać właściwe wejście
Nazwa hotelu może występować w kilku lokalizacjach. Agent potwierdza obiekt przed podaniem wskazówek. Jeżeli wejście od ulicy jest zamknięte lub trwa remont, potrzebna jest aktualizacja w tym samym źródle, z którego korzysta recepcja.
Nie wymyślaj dostępności parkingu ani przejazdu na podstawie samej mapy. Wolne miejsce, opłata i uprawnienie do wjazdu mogą wymagać osobnego sprawdzenia. Ogólna instrukcja dojazdu nie jest rezerwacją stanowiska.
W odbiorze wykorzystujemy fikcyjne pobyty: późny przyjazd, pytanie o cudzy pokój, pomylony obiekt i nieaktualną instrukcję. Sprawdzamy też kontakt z człowiekiem po godzinach.
Wiadomość przed przyjazdem czy rozmowa?
Jeżeli goście pytają stale o ten sam zjazd lub wejście, najpierw popraw instrukcję w potwierdzeniu pobytu. Rozmowa z agentem jest użyteczna wtedy, gdy trzeba doprecyzować lokalizację, wyjaśnić wyjątek lub przyjąć informację o opóźnieniu. W ofercie rozdziel odpowiedzi publiczne i zapis do konkretnej rezerwacji. Ten drugi zakres może wymagać nowego połączenia z systemem hotelowym.
Po uruchomieniu warto sprawdzać ponowne telefony o te same informacje oraz czas pracy recepcji przy przekazanych sprawach. Powtarzające się pytania o wejście lub późne zameldowanie wskażą, które odpowiedzi trzeba doprecyzować.
Napisz, o co goście pytają w dniu przyjazdu i z jakiego systemu korzysta hotel. Ustalimy zakres infolinii AI i pełny koszt, zaczynając od informacji, które nie wymagają odczytu dokumentów pobytu.
Zakres materiału
Przykłady pobytów są fikcyjne. Opisujemy organizację informacji hotelowej, bez potwierdzenia dostępności parkingu, dyżuru i gotowej integracji systemu obiektu. Zakres infolinii: odbierze.ai.