Agent zbiera prośby o termin, recepcja potwierdza wizyty
Agent zapisuje prośbę o termin. Nie podaje wolnych godzin z nieaktualnego pliku i nie ogłasza rezerwacji, której nie utworzono. Klient powinien wiedzieć, kto potwierdzi wizytę i w jakim realnym czasie.
Załóżmy, że klient chce przyjść w czwartek po 16. Notatka zawiera usługę, preferowane okno, kontakt i pytanie o dostępność. Recepcja wybiera godzinę w swoim systemie, a następnie odpowiada klientowi.
Ile pracy zostanie recepcji
Przedstawiamy koszt dostarczenia notatki, a obok pracę pozostającą recepcji: przegląd, kontakt i wpisanie terminu. Jeżeli trwa ona niemal tyle co dotychczasowa rozmowa, sama automatyzacja początku może nie wystarczyć. Użytecznym pierwszym zakresem bywa wtedy przyjmowanie spraw po godzinach lub zebranie tematu do właściwej osoby.
Publiczna strona rezerwacji nie oznacza, że dowolny automat może zapisywać wydarzenia. Nie opieraj oferty na obchodzeniu dostępu lub zgadywaniu struktury systemu. Właściciel konta i dostawca ustalają dopuszczalny sposób połączenia.
Kto sprawdza zgłoszenia i oddzwania
Przy ręcznym zapisie wystarczy prosty, wspólny rejestr, o ile pracownicy rzeczywiście z niego korzystają. Powinien pokazywać osobę odpowiedzialną, preferencję klienta i stan sprawy: oczekuje na sprawdzenie, jest obsługiwana, została potwierdzona albo wymaga innej propozycji. Samo wysłanie wiadomości do recepcji nie dowodzi, że ktoś zajął się terminem.
Na potrzeby oceny kosztu można policzyć pracę pozostającą po rozmowach. Przykładowo 30 zgłoszeń dziennie po 3 minuty ręcznej obsługi daje 90 minut pracy. To założenie do własnego rachunku, nie obietnica oszczędności ani typowy wynik wdrożenia. Porównaj je z czasem dotychczasowej obsługi tych samych spraw, uwzględniając ponowny kontakt z klientem.
Ten rachunek pozwala ustalić, czy samo zebranie preferencji wystarcza. Jeśli nie, kolejnym krokiem jest sprawdzenie dostępu integracyjnego albo ograniczenie obsługi do godzin, w których telefon dziś pozostaje bez odpowiedzi.
Próba od zgłoszenia do potwierdzenia wizyty
Wyślij fikcyjne zgłoszenie i sprawdź jego odbiór, przypisanie oraz zmianę statusu po potwierdzeniu. Dodaj zgubioną wiadomość i dwa podobne zgłoszenia. Pracownik musi widzieć, która sprawa nadal czeka.
Trzy warianty do porównania
| Wariant | Co trzeba uwzględnić w decyzji |
|---|---|
| Obecny kalendarz i ręczne potwierdzenie | Wdrożenie rozmowy, minuty oraz czas recepcji na końcu sprawy |
| Udostępniony dostęp i połączenie systemów | Warunki dostawcy kalendarza, budowa i utrzymanie integracji |
| Formularz lub strona rezerwacji | Czy klient może sam wygodnie przekazać albo potwierdzić termin |
W naszym cenniku budowa nowego łącznika zaczyna się od 4 900 zł netto, a jego utrzymanie wynosi 250 zł netto miesięcznie, plus VAT 23%. To koszt pracy przy połączeniu, do którego dochodzi uzgodnione wdrożenie agenta, opieka i użycie. Możliwość połączenia z kalendarzem sprawdzamy przed potwierdzeniem tej części oferty.
Podaj nazwę kalendarza i napisz, kto dziś potwierdza wizyty. Sprawdzimy dostępne warianty i porównamy ich pełny zakres, zanim zaproponujemy zmianę narzędzia.
Zakres materiału
Przykład 30 zgłoszeń jest rachunkiem pracy ręcznej, bez obietnicy oszczędności. Cena łącznika pochodzi z własnego cennika odbierze.ai. Zakres usługi: odbierze.ai.