Zgłoszenia do pracownika czy rezerwacje w kalendarzu
| Zakres | Co dostaje warsztat |
|---|---|
| Przyjęcie zgłoszenia | Kontakt, rodzaj usługi, rozmiar kół i preferowany termin. Pracownik potwierdza wizytę. |
| Rezerwacja stanowiska | Termin zapisany dla właściwej usługi i stanowiska, z czasem pracy oraz przerwami. |
Pierwszy wariant pozwala zacząć bez automatycznego zapisu wizyt. Drugi ogranicza ręczne uzgadnianie terminów, ale wymaga potwierdzonego dostępu do kalendarza. Rozmówca w obu przypadkach ma wiedzieć, czy dostał rezerwację, czy przyjęto jego prośbę.
Jakie informacje zebrać przed wizytą
Przykładowa notatka: „Wymiana własnego kompletu, 18 cali, opony w przechowalni; preferowany piątek rano; pytanie o dopłatę za run-flat; termin do potwierdzenia”. To fikcyjna sytuacja pokazująca zakres danych dla pracownika.
Opracowujemy pytania, odpowiedzi z cennika i sposób przekazania takiej wiadomości. Warsztat zatwierdza warunki usług. Gdy przypadek wymaga oględzin, agent przyjmuje pytanie do wyceny. Nie przypisujemy wszystkim pracom najkrótszego czasu tylko po to, aby zmieścić je w grafiku.
Pełny koszt krótkiego sezonu
Dla prostego zakresu w START wdrożenie kosztuje 2 990 zł netto, opieka 990 zł netto miesięcznie z 500 minutami, a nadwyżka 1,09 zł netto za minutę. Sama podstawa za wdrożenie i trzy miesiące opieki wynosi 5 960 zł netto. Trzy miesiące są horyzontem obliczenia, nie minimalnym okresem umowy; opieka ma miesięczny okres wypowiedzenia.
Policzmy fikcyjny sezon przyjmowania zgłoszeń do panelu dla doradcy. Nie zamawiamy automatycznej rezerwacji, dodatkowego łącznika, SMS-ów ani niestandardowej telefonii. Używamy standardowej telefonii krajowej w cenie. Średnia rozmowa trwa w modelu dwie minuty, a miesięczne pule rozliczamy oddzielnie.
Przewiń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Pozycja | Obliczenie | Netto |
|---|---|---|
| Wdrożenie | Jednorazowo | 2 990 zł |
| Opieka | 3 × 990 zł | 2 970 zł |
| Pierwszy miesiąc | 300 rozmów × 2 min = 600 min; 100 min nadwyżki | 109 zł |
| Drugi miesiąc | 800 rozmów × 2 min = 1 600 min; 1 100 min nadwyżki | 1 199 zł |
| Trzeci miesiąc | 200 rozmów × 2 min = 400 min; bez nadwyżki | 0 zł |
| Dodatkowa integracja i telefonia | Niepotrzebne w tym zakresie | 0 zł |
| Cała usługa za sezon | Wdrożenie, opieka i nadwyżki | 7 268 zł |
VAT 23% wynosi 1 671,64 zł, więc suma faktur w tym przykładzie to 8 939,64 zł brutto. Praca doradcy potwierdzającego wizyty pozostaje po stronie warsztatu. Przy założeniu jednej minuty na każde z 1 300 zgłoszeń zajmie 21 godzin i 40 minut. Jej wartość przy 50 zł za godzinę to 1 083,33 zł; nie jest to automatycznie dodatkowa wypłata ani oszczędność pensji.
Jeżeli zamiast zgłoszeń potrzebna jest rezerwacja w kalendarzu bez gotowego połączenia, doliczamy budowę łącznika od 4 900 zł i 250 zł miesięcznie utrzymania. Przy dolnej cenie dodatku sezon kosztowałby 12 918 zł netto, czyli 15 889,14 zł brutto. Taki wariant potwierdzamy po sprawdzeniu kalendarza; własna opłata za program warsztatu nie jest w tej sumie. Przy gotowym połączeniu mieszczącym się w uzgodnionym wdrożeniu nie doliczamy budowy nowego łącznika.
Przy marży 70 zł z dodatkowej usługi potrzeba 104 takich usług, aby pokryć faktury 7 268 zł netto, albo 185 dla wariantu 12 918 zł netto. To próg dla firmy rozliczającej VAT, bez wyceny pracy doradcy, nie prognoza zamówień. Warsztat musi mieć miejsce na ich wykonanie. W mniejszym przykładzie 30 zapytań, 40% zakończonych usługą i 70 zł marży daje tylko 840 zł miesięcznie, mniej niż sama opieka. W takim przypadku uzasadnieniem wydatku może być czas na inne zadania, ale trzeba wskazać te zadania i osobno ocenić gotówkę.
Pełny kalendarz zmienia sens wdrożenia
Jeśli warsztat ma już pełny kalendarz, nie przyjmie kolejnych wizyt bez zmiany organizacji pracy. Przydatniejsza może być wtedy informacja o dostępności, przyjęcie odwołania lub lista oczekujących. Powtórne telefony jednej osoby i zapytania załatwione później przez pracownika również nie są dodatkowymi zleceniami do odzyskania.
Przed wyceną ustalamy, czy agent ma zbierać zgłoszenia, rezerwować terminy czy obsługiwać zmiany istniejących wizyt. W testach pytamy o rozmiar kół i dopłaty. Sprawdzamy też odpowiedź przy braku wolnego stanowiska oraz zapis wizyty w kalendarzu.
Opisz sposób umawiania aut
Napisz, czy potrzebujesz przyjmowania zgłoszeń, czy zapisu w kalendarzu. Wystarczy nazwa programu i przybliżona liczba telefonów w ruchliwym dniu. Jeśli dominują pytania o auta już w serwisie, zobacz koszt obsługi statusu naprawy z kalkulatorem.
Źródła i materiały
Obliczenia i notatka są przykładami na jawnych założeniach. Nie opisują rzeczywistego wyniku warsztatu.