Zmiana zależy od aktualnego etapu
Z firmą ustalamy, do kiedy i w którym systemie można zmodyfikować dane. Wykonawca sprawdza dostępne operacje i ich potwierdzenia, a sklep zatwierdza zasady obsługi. Inaczej wygląda zamówienie przed pakowaniem, inaczej przesyłka przekazana przewoźnikowi. Agent nie powinien stosować jednego komunikatu o powodzeniu dla wszystkich przypadków.
Jeśli zmiana wymaga kontaktu z przewoźnikiem, trzeba wskazać rzeczywistą ścieżkę. Możliwości konkretnej usługi sprawdza się przed wdrożeniem. Nie należy obiecywać przekierowania na podstawie funkcji dostępnej u innego operatora lub dla innego rodzaju przesyłki.
Nowy adres wymaga potwierdzenia
Agent powinien odczytać miejscowość, ulicę, budynek i lokal w potrzebnym zakresie. Osobno ustal dane odbiorcy, jeśli rozmówca również je zmienia. Zmiana adresu nie powinna automatycznie aktualizować stałych danych klienta we wszystkich systemach.
Załóżmy, że klient chce przekierować jedną z dwóch paczek. Integracja musi rozpoznać właściwą przesyłkę i zachować adres drugiej. Jeśli nie potrafi tego rozdzielić, sprawa trafia do pracownika, zamiast zmieniać całe zamówienie bez wyraźnego ustalenia.
Weryfikacja osoby jest częścią tej czynności. Znajomość numeru zamówienia nie powinna samodzielnie umożliwiać przekierowania towaru na dowolny adres. Firma zatwierdza sposób potwierdzenia uprawnienia oraz postępowanie przy niezgodności.
Co klient ma usłyszeć na końcu
„Przyjąłem prośbę” oznacza zadanie do dalszej obsługi. „Adres został zmieniony” wymaga potwierdzonego wyniku we właściwym systemie. Jeśli jedna część procesu się udała, a druga nie, agent powinien zachować ten stan i przekazać go obsłudze.
W odbiorze sprawdź próbę po granicznym etapie, dwie przesyłki, korektę literówki oraz brak odpowiedzi po zapisie. Ponowienie nie powinno cofać późniejszej zmiany wprowadzonej przez pracownika. Klient nie może zostać z dwoma sprzecznymi potwierdzeniami.
Do porównania oferty użyj dwóch fikcyjnych zamówień: pierwszego przed ustaloną granicą zmiany i drugiego po niej. Wykonawca powinien pokazać różny wynik, jeśli takie zasady obowiązują w systemie. W pierwszym sprawdź potwierdzony zapis, w drugim przekazanie do obsługi z informacją, że zmiana nie została jeszcze wykonana.
W koszcie uwzględnij integrację sklepu i ewentualną obsługę przewoźnika. Jeśli dostęp obejmuje tylko notatkę, policz również pracę zespołu potrzebną do dokończenia przekierowania. To pozwala porównać ofertę z rzeczywistym oszczędzonym czasem.
Napisz, do którego etapu możecie dziś zmieniać adres i z jakich systemów korzystacie. Sprawdzimy możliwość zmiany adresu i wycenimy tę część obsługi sklepu.
Zakres materiału
Próby są fikcyjne. Granice zmiany adresu pochodzą z konkretnych systemów i usług dostawy, nie z jednej ogólnej zasady tego artykułu. Oferta sklepu: odbierze.ai.