Otrzymanie, sprawdzenie i zaksięgowanie dokumentu
W odbierze.ai sprawdzamy źródło zdarzeń, przygotowujemy odpowiedzi i połączenie w uzgodnionym zakresie. Biuro zatwierdza znaczenie używanych statusów. „Otrzymany” może oznaczać tylko wpływ do skrzynki lub portalu. Kolejne etapy wymagają własnego potwierdzenia. Agent powinien odczytywać status zgodnie z jego znaczeniem w programie biura. Nieaktualny odczyt oznacz jako wymagający sprawdzenia.
W proponowanym modelu rozróżniamy etapy, które mają różne znaczenie dla klienta.
| Potwierdzony stan | Co wynika z niego dla odpowiedzi |
|---|---|
| Plik dotarł | Można potwierdzić otrzymanie, bez deklaracji poprawności |
| Dokument sprawdzono | Można przekazać zatwierdzony wynik weryfikacji w objętym zakresie |
| Dokument zaksięgowano | Potrzebne jest potwierdzenie właśnie tej operacji |
Dokładne stany zależą od narzędzia i zasad biura. Sprawdzamy też, czy źródło aktualizuje się od razu, czy po ręcznej czynności pracownika.
Numer faktury nie zawsze wystarcza
Klient może przesłać dwa pliki o tej samej nazwie albo poprawioną wersję dokumentu. Agent powinien odnaleźć właściwą sprawę i zastosować procedurę weryfikacji osoby przed podaniem szczegółów. Dostęp do jednej firmy nie powinien otwierać dokumentów pozostałych klientów biura.
Załóżmy, że klient pyta o plik wysłany rano, a system pokazuje starszy dokument z podobnym numerem. Agent powinien doprecyzować datę i kanał wysyłki przed wyborem dokumentu. Jeśli nie ma pewności, przyjmuje pytanie dla osoby obsługującej firmę.
Brak dokumentu w jednym źródle nie musi oznaczać, że klient go nie wysłał. Mógł skorzystać z innego uzgodnionego kanału. Warto zapisać ten kanał i przybliżony moment wysyłki, zamiast od razu wymagać kolejnej kopii.
Potwierdzenie wpływu nie jest poradą podatkową
Pytanie „czy mogę to zaliczyć do kosztów?” wykracza poza organizacyjny odczyt statusu. Agent kieruje je do uprawnionej osoby i nie rozstrzyga kwalifikacji dokumentu. Podobnie nie deklaruje terminu księgowania bez zatwierdzonej procedury biura.
W odbiorze sprawdzamy dokument nieczytelny, nieprzypisany, poprawiony oraz przesłany dwukrotnie, na fikcyjnych sprawach. Sprawdź, czy pracownik otrzymał pytanie z numerem właściwego dokumentu i czy odpowiedź agenta zgadza się ze statusem w programie.
Dla jednej sprawy, pytania „czy dotarł plik wysłany dziś rano?”, wybór wygląda następująco:
- Portal z potwierdzeniem konkretnego pliku wystarczy, jeśli klient widzi datę wpływu i nie musi dzwonić, żeby ją zrozumieć.
- Odczyt telefoniczny ma zastosowanie, gdy klient potrzebuje rozmowy, a źródło pozwala dopasować dokument i potwierdzić jego stan.
- Prośba do księgowej pozostaje właściwym zakresem, gdy nie da się rozstrzygnąć, o którą wersję chodzi, albo klient pyta o treść dokumentu.
Dopiero dla wybranego zakresu porównujemy koszt. Jeśli każde dopasowanie wymaga księgowej, w ofercie wyceniamy przyjęcie pytania i pozostawiamy czas jej pracy w rachunku. Nie przedstawiamy tego jako automatycznej informacji o wpływie dokumentu.
Napisz, jak klienci przesyłają dokumenty i gdzie widzicie ich wpływ. Sprawdzimy możliwości obecnego narzędzia i wycenimy obsługę telefonu biura rachunkowego. Przykład obiegu może być fikcyjny; nie potrzebujemy faktur klientów.
Zakres materiału
Tabela przedstawia proponowane rozróżnienie stanów, nie opis każdego programu księgowego. Materiał dotyczy obiegu informacji, bez porady podatkowej lub automatycznej kwalifikacji kosztów. Oferta dla księgowości: odbierze.ai.