Jak ustalić, o który oddział chodzi
Klient może dzwonić z innego miasta, korzystać z telefonu służbowego albo szukać usługi dla bliskiej osoby. Kierunkowy numeru i lokalizacja telefonu nie wyznaczają automatycznie odpowiedniej placówki. Zapytaj o miejscowość lub nazwę punktu, którego dotyczy sprawa.
Jeśli osoba szuka najbliższego terminu, ustal, czy może przyjechać do innego oddziału. Dopiero wtedy pokaż alternatywę. Prośba o szybszą wizytę nie oznacza zgody na dowolną lokalizację. Końcowe potwierdzenie powinno zawierać również adres.
Placówka ma własny zestaw informacji
Przygotowujemy powiązanie oddziału z adresem, usługami, cennikiem, godzinami i kalendarzem. Sieć zatwierdza te informacje oraz wskazuje osoby przejmujące sprawy. W odbiorze można sprawdzić zmianę godzin jednego punktu: ma dotyczyć właśnie jego, bez przypadkowego przeniesienia na inne placówki.
W notatce warto zachować miejsce wskazane przez klienta i miejsce faktycznego zapisu. Różnica może być uzgodniona, ale musi pozostać zrozumiała. Przy przekazaniu między placówkami ustal też, która przejmuje dalszy kontakt. Wspólna skrzynka bez właściciela zadania łatwo prowadzi do dwóch telefonów lub żadnego.
Ten sam termin, dwa różne adresy
Załóżmy, że klient szuka serwisu w Piasecznie, ale wolny termin jest w Warszawie. Agent głosowy AI mówi, w którym punkcie jest miejsce, i pyta, czy ta zmiana odpowiada rozmówcy. Dopiero po potwierdzeniu sprawdza możliwość zapisu.
Jeśli nazwa placówki jest niejasna, agent dopytuje o znany adres lub miejscowość. Nie tworzy nowego punktu z podobnie brzmiącej ulicy. Dla osoby, która nie zna okolicy, potrzebna jest krótka pomoc w wyborze, zgodna z aktualną listą placówek.
Sprawdź całą drogę zgłoszenia
Do prób wybierz identyczne godziny w dwóch kalendarzach, usługę dostępną tylko w jednym oddziale oraz dzień, w którym wybrany punkt jest zamknięty. Dodaj zmianę zdania w połowie rozmowy. Obejrzyj końcowy adres, przypisany kalendarz i odbiorcę notatki.
Miarą poprawy są trafne skierowania i mniej ręcznego przenoszenia spraw. Koszt wdrożenia zależy również od tego, z ilu systemów korzystają placówki i jak różni się ich sposób pracy.
Wspólny start czy uruchomienie etapami
Jeżeli placówki pracują w jednym systemie i według podobnych zasad, wyceniamy wspólny zakres z różnicami między punktami. Przy różnych centralach, kalendarzach lub osobnych procedurach sensowniejszy może być pierwszy oddział i rozszerzenie po odbiorze. Wdrożenie dla sieci wyceniamy indywidualnie.
Podaj liczbę placówek i informację, czy używają jednego programu. Zaproponujemy sposób startu, zakres integracji i opieki. Zasady przekazania pracownikowi opisuje przewodnik o przejęciu rozmowy.
Zakres materiału
Przykład Piaseczna i Warszawy ilustruje uzgodnienie lokalizacji. Nie opisuje wdrożonej sieci ani potwierdzonego połączenia z jej systemem. Zakres usługi: odbierze.ai.