Wybór zależy od odpowiedzi klienta
| Najczęstsza sytuacja | Nasza rekomendacja na początek |
|---|---|
| Wystarczy przypomnienie i prosty link | Sprawdź funkcję wiadomości w obecnym programie. |
| Klient chce uzgodnić inny wolny termin | Porównaj rozmowę agenta ze stroną do samodzielnej zmiany wizyty. |
| Zmiana wymaga decyzji specjalisty lub indywidualnych ustaleń | Pozostaw decyzję recepcji; agent może przygotować sprawę. |
Nie trzeba dzwonić do całej listy. Można wybrać uzgodnioną grupę kontaktów lub sprawy, których wiadomość nie rozwiązuje, jeśli taki kontakt odpowiada ustaleniom z klientem. Sam brak kliknięcia w SMS nie jest zgodą na dowolną kampanię telefoniczną.
Pięć odpowiedzi do porównania dwóch ofert
Weź tę samą przykładową wizytę i sprawdź pięć odpowiedzi w obu rozwiązaniach:
- „Potwierdzam”: właściwa wizyta ma status potwierdzony.
- „Odwołuję”: miejsce zwalnia się zgodnie z zasadami firmy.
- „Chcę inną godzinę”: widać, czy termin zmieniono, czy sprawa czeka na recepcję.
- „Nie mogę teraz rozmawiać”: wizyta pozostaje bez nieuzgodnionej zmiany.
- „Proszę o pracownika”: pytanie trafia do osoby, która może odpowiedzieć.
Te próby możesz przeprowadzić z wykonawcą przed uruchomieniem. Sprawdź w kalendarzu, czy każda odpowiedź spowodowała właściwą zmianę. W naszych wdrożeniach uwzględniamy je w testach z klientem.
Co musi obejmować cena
Dla SMS-a policz narzędzie, wysyłkę i czas obsługi odpowiedzi. Dla rozmowy dodaj wdrożenie, opiekę, minuty i pracę recepcji po przekazaniu. Oba warianty powinny kończyć się tym samym rezultatem, na przykład potwierdzeniem albo skutecznym przeniesieniem wizyty.
Policzmy ten sam miesiąc z 200 wizytami. To przykład na jawnych założeniach, bez wyników klientów. SMS korzysta z istniejącej funkcji: przyjmujemy do rachunku 0 zł uruchomienia, 50 zł miesięcznie za narzędzie i 0,20 zł za wysłaną wiadomość. Te stawki należy zastąpić własną taryfą, nie są ofertą operatora. Założone 60 spraw po wiadomości wymaga po 3 minuty recepcji.
Dla AI przyjmujemy 200 odebranych rozmów po 2 minuty i 10 dodatkowych odebranych prób po minucie, łącznie 410 minut. W przykładzie potrzebny jest nowy łącznik do kalendarza za minimalne 4 900 zł netto i 250 zł miesięcznie. Nieodebrane próby trzeba objąć uzgodnionym limitem kampanii. Zakładamy 10 spraw po 3 minuty pracy recepcji oraz 30 minut kontroli działania.
Przewiń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Pozycja | SMS z obsługą odpowiedzi | Rozmowy AI z obsługą wyjątków |
|---|---|---|
| Uruchomienie, netto | Założone 0 zł, istniejąca funkcja | 4 990 zł rozmowa + 4 900 zł łącznik = 9 890 zł |
| Miesiąc, netto | 50 zł + 200 × 0,20 zł = 90 zł | 1 490 zł opieka + 250 zł utrzymanie = 1 740 zł; 410 minut w puli 500 |
| Uruchomienie i pierwszy miesiąc, netto | 90 zł | 11 630 zł |
| Praca recepcji w miesiącu | 60 × 3 min = 180 min | 10 × 3 min + 30 min = 60 min |
Kwoty rachunku są netto; dla własnej usługi odbierze.ai VAT wynosi 23%. Przy tych założeniach AI kosztuje miesięcznie o 1 650 zł więcej i pozostawia o 2 godziny mniej pracy recepcji. To słabe uzasadnienie zakupu wyłącznie dla czasu, zwłaszcza po dodaniu uruchomienia. Inny wynik wymaga innych, sprawdzonych danych, np. większej liczby rozmów, które SMS pozostawia pracownikowi. Nie zakładamy różnicy w obecności na wizytach.
Cena potrzebnej integracji może być wyższa, a gdy połączenie mieści się już w zakresie, nie doliczamy go drugi raz. Aktualne warunki rozmów wychodzących potwierdzamy w kompletnej ofercie.
Zapis potwierdzenia i zmiany terminu w kalendarzu
Klient może mieć dwie wizyty pod jednym numerem telefonu. Przy zmianie godziny trzeba wskazać właściwy wpis, sprawdzić dostępność i otrzymać wynik zapisu. Dokumentacja Google Calendar opisuje osobno zmianę wydarzenia i usunięcie wydarzenia, z wymaganym identyfikatorem oraz uprawnieniami. To przykład konkretnych operacji, bez potwierdzenia dostępu do innego programu. Wykonawca sprawdza je na uzgodnionym koncie i przypadkach.
Konfigurujemy połączenie z kalendarzem i odpowiedzi agenta. Recepcja zatwierdza zasady terminów i przejmuje decyzje spoza zakresu. Gdy program pozwala jedynie przyjąć prośbę o zmianę, tak właśnie opisujemy ofertę i odpowiedź agenta.
Jak poznać wynik po uruchomieniu
Licz poprawnie zakończone sprawy, czas recepcji i błędne zmiany. Nieobecności warto obserwować, ale ich zmiana może wynikać także z rodzaju wizyt lub sezonu. Nie przypisujemy agentowi całego spadku bez porównania podobnych przypadków.
Napisz, jak dziś przypominacie o wizytach i jakie odpowiedzi zajmują recepcji najwięcej czasu. Zaproponujemy zakres głosowy, jeśli rozwiązuje problem lepiej niż obecna wiadomość. Szczegóły zmiany terminu opisuje przewodnik o przekładaniu wizyt.
Źródła i materiały
Rekomendacja kanału i zestaw prób są propozycją odbierze.ai. Dokumentacja potwierdza zasady dostępu do kalendarza, nie gotową integrację z programem czytelnika.