# Mieszkaniec zgłasza usterkę. Biuro już nie odbiera. Ada przyjmuje zgłoszenia mieszkańców poza godzinami pracy biura. Zapisuje budynek, miejsce usterki, opis i dane do kontaktu dla administracji. Poniżej pokazujemy rozmowę o niedziałającym świetle przy windzie. Obsługę pilnych zdarzeń ustalamy i testujemy osobno z zarządcą; ten przykład nie przedstawia interwencji alarmowej. [Klient dzwoni](https://odbierze.ai/voicebot/zarzadzanie-nieruchomosciami#pokaz) · [Ada dzwoni](https://odbierze.ai/voicebot/zarzadzanie-nieruchomosciami/rozmowy-wychodzace#pokaz) ## Posłuchaj rozmowy z Adą ### Klient dzwoni: Zgłoszenie usterki w części wspólnej Administracja Podwórze. Fikcyjna firma i dane. Obie strony używają głosu syntetycznego. Nagranie powstało w kanale internetowym. Pokazujemy rzeczywisty widok panelu demonstracyjnego. Numer do kontaktu jest już w fikcyjnej karcie zgłoszenia. Przykład nie pokazuje produkcyjnej weryfikacji tożsamości. Scena rozgrywa się 8 września 2026 r. [Nagranie, 65.376 sekund, MP3](https://odbierze.ai/materialy/pokazy/branze/zarzadzanie-nieruchomosciami-inbound.mp3) #### Dane po rozmowie - Imię: Marcin - Lokalizacja: budynek B, parter, światło przy windzie - Usterka: Nie działa światło przy windzie. - Od kiedy: Od wczoraj wieczorem Miejsce zapisu: Dane z rozmowy w panelu. [Widok działającego panelu](https://odbierze.ai/materialy/pokazy/panel/zarzadzanie-nieruchomosciami-inbound-8eee414c76eb.png) #### Transkrypcja automatyczna **Ada, 0 s:** Dzień dobry, Administracja Podwórze, tu Ada, asystentka AI. Rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc? **Rozmówca, 7 s:** Dzień dobry. Na klatce w budynku B nie działa światło przy windzie. Chciałbym to zgłosić. **Ada, 12 s:** Rozumiem. Na którym piętrze znajduje się światło przy windzie, albo czy chodzi o parter? I od kiedy nie działa? **Rozmówca, 22 s:** Chodzi o parter. Światło nie działa od wczoraj wieczorem. **Ada, 28 s:** Rozumiem. Jak ma pan na imię? **Rozmówca, 31 s:** Mam na imię Marcin. **Ada, 35 s:** Zapisałam zgłoszenie dla administracji. Termin naprawy ustali administrator po sprawdzeniu zgłoszenia. Czy ma pan jeszcze jakieś pytanie? **Rozmówca, 45 s:** Czy wiadomo, kiedy ktoś przyjdzie sprawdzić i naprawić to światło? **Ada, 49 s:** Nie mam jeszcze informacji o terminie. Administrator ustali go po sprawdzeniu zgłoszenia. **Rozmówca, 57 s:** Rozumiem. W takim razie będę czekał na ustalenie terminu. Dziękuję. Do widzenia. **Ada, 63 s:** Dziękuję. Do widzenia. ## Wdrożenie i obsługa - START: wdrożenie 2990 zł netto, opieka 990 zł netto miesięcznie, 500 min w cenie; nadwyżka 1,09 zł netto/min. - MEDIUM: wdrożenie od 4990 zł netto, opieka 1990 zł netto miesięcznie, 1500 min w cenie; nadwyżka 0,99 zł netto/min. Panel jest w cenie. Sprawdzamy dostęp do systemu używanego w Twojej firmie i potwierdzamy pełny koszt przed umową. Łącznik spoza pakietu kosztuje od 4 900 zł netto za budowę i 250 zł netto miesięcznie za utrzymanie. VAT 23%. Zakres i ceny dodatków: https://odbierze.ai/cennik#addons. ## Cztery rozmowy, które trzeba rozdzielić Pożar, cieknący pion i pytanie o rozliczenie nie mogą trafić do jednego ogólnego scenariusza. Każdy przypadek ma własne pytania, zasady dostępu do danych i moment przekazania człowiekowi. ### Najpierw służby ratunkowe Pożar, porażenie prądem, zapach gazu albo zagrożenie życia nie czekają na numer sprawy. Agent korzysta z ustalonej instrukcji i mówi rozmówcy, aby skontaktował się ze 112 lub właściwym pogotowiem wskazanym przez zarządcę. Nie twierdzi, że służby już jadą. Równoległe powiadomienie dyżurnego działa tylko po teście całej ścieżki. ### Zgłoszenie bez wymyślonego terminu naprawy Agent zapisuje budynek, lokal, opis, moment zauważenia problemu i numer do kontaktu. Jeżeli sprawdzona integracja przyjmie zgłoszenie, rozmówca dostaje numer zwrócony przez system. Termin wizyty podajemy tylko wtedy, gdy pochodzi z aktualnego kalendarza albo został potwierdzony przez dyżurnego. ### Saldo nie jest informacją dla każdego dzwoniącego Sam adres i numer lokalu nie wystarczą do odczytania rozliczeń. W podstawowym zakresie agent zapisuje prośbę o kontakt. Odczyt salda wymaga sposobu uwierzytelnienia zaakceptowanego przez administratora danych, na przykład kodu wysłanego na wcześniej zapisany kanał lub użycia mechanizmu z panelu mieszkańca. ### Termin oględzin z aktualnego kalendarza Agent potwierdza dostępność lokalu tylko na podstawie aktualnego źródła. Może zapisać imię, kontakt i wybrany termin. Nie pyta o dochody, pochodzenie, stan rodzinny ani inne dane służące ocenie kandydata. Weryfikacja najemcy pozostaje osobnym procesem prowadzonym przez człowieka. ## Połączenia z systemami zarządcy Panel mieszkańca, eksport danych i opis funkcji na stronie producenta nie oznaczają, że zewnętrzny agent ma dostęp do zapisu lub salda. Najpierw sprawdzamy wersję systemu, zgodę dostawcy, autoryzację i uprawnienia. Potrzebny odczyt lub zapis testujemy na danych próbnych. ### Rejestr zgłoszeń - system zarządcy po teście zapisu - formularz spraw technicznych - skrzynka dyżurna jako wariant bez integracji ### Dyżury i przekazanie - lista kontaktów wraz z godzinami - drugi kontakt, gdy pierwszy nie odpowiada - potwierdzenie przyjęcia sprawy ### Dane mieszkańca - uwierzytelniony panel mieszkańca - odczyt wybranych pól po nadaniu uprawnień - kontakt z księgowością, gdy odczytu nie ma ### Najem i kalendarz - aktualne źródło ofert - kalendarz opiekuna - CRM najmu po sprawdzeniu dostępu ### Potwierdzenia - SMS lub e-mail - numer sprawy zwrócony przez system - komunikat o błędzie zamiast fałszywego potwierdzenia ## Co ustalamy przed uruchomieniem Nie ma jednej podstawy prawnej ani jednego sposobu weryfikacji dla najemcy, właściciela lokalu, członka rodziny i wykonawcy. Zarządca opisuje role, źródła danych oraz osoby uprawnione do każdego rodzaju informacji. My przekładamy te ustalenia na rozmowę i testy. ### Numer 112 służy do nagłych zagrożeń Pożar, porażenie prądem oraz inne nagłe zagrożenie życia, zdrowia lub mienia wymagają kontaktu ze służbami ratunkowymi. Agent zarządcy nie jest operatorem numeru alarmowego i nie może zatrzymywać rozmówcy długim formularzem. Instrukcja alarmowa pojawia się przed rejestracją zwykłego zgłoszenia. Źródło: [co zgłaszać pod numerem 112](https://www.gov.pl/web/numer-alarmowy-112/co-zglaszac) ### Art. 6a opisuje obowiązki wynajmującego, nie bota Ustawa o ochronie praw lokatorów nakłada na wynajmującego obowiązki dotyczące sprawnego działania wskazanych instalacji i napraw. Sam przepis nie obiecuje lokatorowi całodobowej infolinii ani określonego czasu przyjazdu technika. Zakres odpowiedzialności zarządcy wynika także z umowy i konkretnej roli w danej nieruchomości. Źródło: [ustawa o ochronie praw lokatorów, art. 6a](https://eli.gov.pl/eli/DU/2023/725/ogl) ### Agent nie podejmuje uchwał za wspólnotę Może przyjąć zgłoszenie i przekazać je właściwej osobie. Nie zatwierdza remontu, nie ustala opłat i nie składa oświadczeń woli za wspólnotę. Ustawa o własności lokali rozdziela czynności zarządu od spraw wymagających uchwały właścicieli. Źródło: [ustawa o własności lokali, art. 21 i 22](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/232/ogl) ### Numer lokalu nie wystarcza do odczytania salda Sposób potwierdzenia tożsamości musi odpowiadać ryzyku ujawnienia danych. Nie dokładamy pytań o PESEL ani datę wpłaty bez analizy. Gdy istnieje panel mieszkańca, w pierwszej kolejności sprawdzamy, czy można użyć jego mechanizmu logowania albo kodu wysłanego na wcześniej zapisany kanał. Źródło: [UODO o weryfikacji tożsamości](https://uodo.gov.pl/pl/493/4098) ### Przypomnienie nie może zmienić się w ofertę Dla każdego połączenia wychodzącego ustalamy cel, odbiorcę, kanał i podstawę przetwarzania. Nie przyjmujemy ogólnej zasady, że każda wiadomość do mieszkańca jest obsługą umowy. Jeżeli rozmowa zawiera promocję lub inną informację handlową, trzeba uwzględnić wymóg uprzedniej zgody z art. 398 PKE. Źródło: [Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398](https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1221/text.html) ### Czas przechowywania wynika z celu Nie ustawiamy wszystkim zarządcom dwunastu miesięcy i nie obiecujemy usunięcia każdej informacji na żądanie. Administrator określa cel, podstawę, obowiązki dokumentacyjne i terminy potrzebne do obrony roszczeń. Jeśli proces nie wymaga nagrań, możliwość pracy bez ich zapisywania potwierdzamy przy doborze usług. Retencję nagrań, transkrypcji i metadanych ustalamy przed startem. Źródło: [RODO, art. 5, 6 i 17](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj) ### Rozmówca wie, że odpowiada mu AI Agent przedstawia się jako system AI. Gdy rozmówca zgłasza zagrożenie, spór, problem z dostępem do danych albo po prostu chce człowieka, scenariusz korzysta z ustalonej ścieżki przekazania. Brak dostępnego dyżurnego jest komunikowany wprost. Źródło: [AI Act, art. 50](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/2026-07-27/eng) ## Najczęstsze pytania zarządców nieruchomości ### Jak agent rozpoznaje awarię pilną? Nie powierzamy bezpieczeństwa samej liście słów. Z zarządcą tworzymy krótkie pytania i warunki, które uruchamiają instrukcję alarmową. Rozmówca może też w każdej chwili powiedzieć, że istnieje zagrożenie. Agent najpierw podaje właściwy kanał pomocy, a dopiero potem zbiera dane, o ile jest to bezpieczne. Reguły zmieniamy dopiero po zatwierdzeniu, nie uczą się same z kolejnych rozmów. ### Czy agent zastąpi administratora wspólnoty? Nie. Przyjmuje zgłoszenia, może umówić oględziny i zapisuje prośbę o kontakt w sprawie rozliczenia. Zatwierdzenie remontu, treść uchwały oraz spór z lokatorem pozostają po stronie administratora i zarządu wspólnoty. ### Czy integrujecie się z systemem zarządzania wspólnoty / spółdzielni? Nie mamy jednej gotowej integracji pasującej do każdego zarządcy. W przypadku MMSoft Lokale, eMieszkańca, Mieszczanina, ADA i innych systemów sprawdzamy konkretną wersję, konto oraz zgodę dostawcy. Panel dla mieszkańca lub możliwość eksportu nie są jeszcze dowodem, że zewnętrzny agent może bezpiecznie czytać i zapisywać dane. Gdy brakuje odpowiedniego interfejsu, agent może wysłać uporządkowane zgłoszenie do człowieka zamiast udawać integrację. ### Czy agent poda saldo przez telefon? Nie po samym adresie, numerze lokalu ani dacie ostatniej wpłaty. W podstawowym zakresie zapisuje prośbę o kontakt z księgowością. Odczyt można rozważyć dopiero po uzgodnieniu sposobu uwierzytelnienia, zakresu informacji, upoważnień w systemie i postępowania przy błędzie. ### Czy agent może przypominać o płatności? To osobny proces, nie domyślna funkcja pakietu. Zarządca musi ustalić odbiorców, treść, częstotliwość, podstawę przetwarzania i bezpieczny sposób identyfikacji. Agent nie prowadzi sporu o zadłużenie, nie wywiera presji i nie łączy przypomnienia z ofertą handlową. Zaległość kwestionowana przez rozmówcę trafia do człowieka. ### Czy rozwiązanie ma sens dla małej wspólnoty? Nie wyznaczamy sztucznego progu stu lokali. Liczą się liczba połączeń, godziny ich napływu, koszt obecnej obsługi, wymagane integracje i ryzyko spraw alarmowych. Po krótkim pomiarze może się okazać, że wystarczą dobrze ustawiona poczta głosowa i dyżur człowieka albo wspólny numer używany przez zarządcę dla kilku nieruchomości. ### Ile kosztuje wdrożenie dla zarządcy? START kosztuje 2 990 zł netto za wdrożenie i 990 zł netto miesięcznie za opiekę nad jednym procesem oraz obejmuje 500 minut rozmów. MEDIUM zaczyna się od 4 990 zł netto za wdrożenie, kosztuje 1 990 zł netto miesięcznie i obejmuje do trzech powiązanych procesów oraz 1 500 minut. Standardowa telefonia krajowa jest w cenie puli i nadwyżki. Niestandardową telefonię wyceniamy według zakresu, bez podwójnego naliczania. Liczba wspólnot sama nie wyznacza pakietu. Liczą się procesy, ruch i systemy. ### Ile trwa uruchomienie? Termin podajemy po sprawdzeniu ścieżek alarmowych, listy dyżurów, systemów i treści komunikatów. Odbiór zgłoszenia bez zapisu do systemu jest prostszy niż bezpieczny odczyt salda lub automatyczne przekazanie do kilku ekip. Przed uruchomieniem testujemy brak odpowiedzi dyżurnego, błąd integracji i zgłoszenie z niepełnym adresem. [Cennik](https://odbierze.ai/cennik#pakiety) · [Integracje](https://odbierze.ai/integracje) · [Etapy wdrożenia](https://odbierze.ai/wdrozenie-voicebota) · [Kontakt z zespołem](https://odbierze.ai/kontakt) Strona oryginalna: https://odbierze.ai/voicebot/zarzadzanie-nieruchomosciami.