# Obsłuż zapytanie o ofertę także po zamknięciu biura.

Agent może odebrać telefon poza godzinami pracy, zebrać kryteria wyszukiwania, zapisać kontakt w uzgodnionym systemie i zaproponować wolny termin oględzin. Każdy zapis zależy od dostępu do aktualnych danych oraz potwierdzenia operacji. Zakres, integracje i termin ustalamy po sprawdzeniu procesu biura.

[Klient dzwoni](https://odbierze.ai/voicebot/nieruchomosci#pokaz) · [Ada dzwoni](https://odbierze.ai/voicebot/nieruchomosci/rozmowy-wychodzace#pokaz)

## Posłuchaj rozmowy z Adą

### Klient dzwoni: Zapytanie o mieszkanie i prezentację

Biuro Adres. Fikcyjna firma i dane. Obie strony używają głosu syntetycznego. Nagranie powstało w kanale internetowym. Pokazujemy rzeczywisty widok panelu demonstracyjnego. Numer do kontaktu jest już w fikcyjnej karcie zgłoszenia. Przykład nie pokazuje produkcyjnej weryfikacji tożsamości. Scena rozgrywa się 8 września 2026 r.

[Nagranie, 56.232 sekund, MP3](https://odbierze.ai/materialy/pokazy/branze/nieruchomosci-inbound.mp3)

#### Dane po rozmowie

- Imię: Marcin
- Oferta: A-214
- Preferowana prezentacja: czwartek po siedemnastej

Miejsce zapisu: Dane z rozmowy w panelu.

[Widok działającego panelu](https://odbierze.ai/materialy/pokazy/panel/nieruchomosci-inbound-7946432c0549.png)

#### Transkrypcja automatyczna

**Ada, 0 s:** Dzień dobry, Biuro Adres, tu Ada, asystentka AI. Rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc?

**Rozmówca, 6 s:** Dzień dobry, dzwonię o mieszkanie A dwieście czternaście na Woli. Czy w budynku jest winda?

**Ada, 12 s:** Tak, w budynku jest winda. Mieszkanie znajduje się na trzecim piętrze. Czy chciałby pan obejrzeć to mieszkanie?

**Rozmówca, 21 s:** Tak, chciałbym. Jaka jest cena z miejscem parkingowym?

**Ada, 24 s:** Łączna cena za mieszkanie z miejscem parkingowym wynosi siedemset siedemdziesiąt tysięcy złotych. Czy mogę prosić o pana imię oraz informację, kiedy chciałby pan obejrzeć to mieszkanie?

**Rozmówca, 37 s:** Mam na imię Marcin. Chciałbym obejrzeć mieszkanie w czwartek po siedemnastej.

**Ada, 42 s:** Zapisałam prośbę o prezentację mieszkania na czwartek po siedemnastej. Termin ten wymaga jeszcze potwierdzenia przez agenta. Czy ma pan jeszcze jakieś pytanie?

**Rozmówca, 51 s:** Nie, to wszystko. Dziękuję, do widzenia.

**Ada, 54 s:** Dziękuję. Do widzenia.

## Wdrożenie i obsługa

- START: wdrożenie 2990 zł netto, opieka 990 zł netto miesięcznie, 500 min w cenie; nadwyżka 1,09 zł netto/min.
- MEDIUM: wdrożenie od 4990 zł netto, opieka 1990 zł netto miesięcznie, 1500 min w cenie; nadwyżka 0,99 zł netto/min.

Panel jest w cenie. Sprawdzamy dostęp do systemu używanego w Twojej firmie i potwierdzamy pełny koszt przed umową. Łącznik spoza pakietu kosztuje od 4 900 zł netto za budowę i 250 zł netto miesięcznie za utrzymanie. VAT 23%. Zakres i ceny dodatków: https://odbierze.ai/cennik#addons.

## Co agent robi z zapytaniem po godzinach

Poniższe przykłady nie zakładają gotowego dostępu do CRM ani portalu. Najpierw wskazujesz pola, źródło aktualnej oferty i zdarzenie, które ma potwierdzić poprawne zakończenie sprawy.

### Kupujący dzwoni o 21:00

Agent zbiera tylko pola potrzebne biuru, na przykład budżet, lokalizację, rynek pierwotny lub wtórny, termin i cel kontaktu. Zapis w CRM potwierdza identyfikatorem. Jeśli zapis się nie uda, tworzy zadanie do sprawdzenia zamiast udawać, że kontakt trafił do pośrednika.

### Wysłanie materiału o wskazanej ofercie

Po potwierdzeniu adresu agent może wysłać aktualny plik lub link przypisany do konkretnej oferty. Nie tworzy ceny ani opisu z pamięci. Gdy nie znajduje jednoznacznego materiału, zapisuje prośbę do pośrednika.

### Umówienie oględzin

Jeśli kalendarz i uprawnienia pozwalają na zapis, agent proponuje dostępne terminy, tworzy spotkanie i dopiero po odpowiedzi systemu wysyła potwierdzenie. Konflikt albo błąd trafia do kolejki pracownika.

## Integracje z narzędziami biura nieruchomości

To lista miejsc, z których agent może potrzebować danych. Przed ofertą sprawdzamy licencję klienta, sposób autoryzacji, zakres odczytu i zapisu oraz środowisko testowe. Nazwa narzędzia nie oznacza gotowej integracji.

### CRM i sprzedaż

- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Livespace

### Źródła ofert

- CRM biura z autoryzowanym dostępem do Otodom API
- Gratka WebAPI po rejestracji partnera i aplikacji
- wewnętrzna baza biura

### Kalendarze

- Google Calendar
- Microsoft Outlook

### Komunikacja

- SMS wybranego dostawcy
- e-mail
- WhatsApp Business, jeśli zakres na to pozwala

### Telefonia PL (dobieramy lub używamy Twojej)

- operator SIP/VoIP
- porting numeru biura

## Dane kontaktowe, informacja o AI i rozmowy wychodzące

Inaczej ocenia się odpowiedź na telefon osoby pytającej o ogłoszenie, a inaczej późniejszą rozmowę z nową ofertą. Dla każdego procesu zapisujemy cel, podstawę, źródło danych, wymagania PKE, retencję i treść informacji o AI.

### Obowiązek informacyjny, art. 13 RODO

Gdy biuro zbiera dane bezpośrednio od rozmówcy, art. 13 wymaga przekazania informacji podczas ich pozyskiwania. Przez telefon można najpierw podać krótki komunikat i wskazać, gdzie odsłuchać lub otworzyć pełną informację. Sama wzmianka o administratorze nie wyczerpuje obowiązku.

Źródło: [Rozporządzenie (UE) 2016/679, RODO](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj)

### Art. 50 AI Act, oznaczenie rozmowy z AI

Jeżeli rozmówca wchodzi w bezpośrednią interakcję z systemem AI i nie zachodzi wąski wyjątek dotyczący oczywistego charakteru interakcji, informacja ma paść najpóźniej na początku pierwszej interakcji. Prośba o człowieka uruchamia uzgodnioną ścieżkę, ale połączenie zależy od dostępności biura.

Źródło: [Rozporządzenie (UE) 2024/1689, AI Act](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/2026-07-27/eng)

### Umowa powierzenia (DPA) z biurem

Najczęściej biuro pozostaje administratorem, a odbierze.ai przetwarza dane według jego instrukcji. Role trzeba jednak potwierdzić dla każdego celu. Umowa z art. 28 opisuje zakres, bezpieczeństwo, podprocesorów i pomoc w realizacji praw. Usługi prowadzące rozmowę i modele po naszej stronie działają w uzgodnionych regionach UE, w cenie pakietu. Lokalizację CRM biura oraz ewentualne transfery opisujemy w dokumentacji całego przepływu danych.

Źródło: [Rozporządzenie (UE) 2016/679, art. 28](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj)

### Art. 398 PKE, outbound tylko ze zgodą

Rozmowy wychodzące o charakterze marketingowym (follow-up po oględzinach z elementem oferty, reaktywacja leadów z propozycją nowej nieruchomości) wymagają uprzedniej zgody rozmówcy zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (obowiązuje od 10.11.2024). RODO art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) nie wystarcza przy rozmowach o charakterze marketingowym. Konfigurujemy outbound wyłącznie do kontaktów z udokumentowaną zgodą.

Źródło: [Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398](https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1221/text.html)

### Otodom API działa przez autoryzowany system

Otodom opisuje API jako sposób wymiany danych z programem CRM i wymaga autoryzacji na koncie. Serwis nie wspiera technicznie starego eksportu XML. Najpierw sprawdzamy więc system używany przez biuro i jego zakres dostępu.

Źródło: [Otodom, informacje dla partnerów API](https://partner.otodom.pl/)

### Gratka WebAPI wymaga rejestracji

Dokumentacja Gratka WebAPI przewiduje dostęp dla partnera oraz zarejestrowanej aplikacji. Publiczna dokumentacja nie oznacza, że dowolny zewnętrzny system może od razu czytać bazę ofert danego biura.

Źródło: [Gratka, dokumentacja WebAPI 2.0](https://webapi2.gratka.pl/)

## Najczęstsze pytania biur nieruchomości

### Jak agent kwalifikuje leady A / B / C?

Nie narzucamy takiego podziału. Agent zbiera uzgodnione fakty, na przykład budżet, lokalizację, termin i cel kontaktu. Jeśli biuro stosuje kategorie A, B i C, reguły muszą być jawne, sprawdzalne i nie mogą zastępować decyzji pośrednika w nietypowej sprawie.

### Czy agent wysyła exposé PDF?

Może wysłać zatwierdzony plik lub link, jeśli da się jednoznacznie powiązać rozmowę z aktualną ofertą. Agent nie wymyśla parametrów i nie wysyła podobnej nieruchomości na podstawie samego skojarzenia. Brak dopasowania tworzy zadanie dla pośrednika.

### Co jeśli rozmówca chce rozmawiać z konkretnym pośrednikiem?

Agent może rozpoznać nazwisko z zatwierdzonej listy i spróbować połączyć z właściwym numerem. Jeśli pośrednik nie odbiera albo nazwisko jest niejednoznaczne, zapisuje prośbę o kontakt zamiast obiecywać natychmiastowe połączenie.

### Czy integrujecie się z Otodom lub Gratka?

Otodom udostępnia integrację API przez autoryzowane programy CRM, a Gratka prowadzi WebAPI dla zarejestrowanych partnerów i aplikacji. Sprawdzamy, z jakiego systemu korzysta biuro i jakie ma uprawnienia. Nie obiecujemy bezpośredniego odczytu portalu ani nie wspieramy starego XML bez weryfikacji.

### Czy agent obsługuje zarówno sprzedaż, jak i najem?

Możemy zaprojektować oba procesy, ale każdy ma osobne pola, materiały i reguły przekazania. START obejmuje jeden proces rozmowy, a MEDIUM do trzech powiązanych procesów. Zakres zapisujemy w ofercie zamiast łączyć sprzedaż i najem pod jedną ogólną etykietą.

### Jak wygląda outbound po oględzinach?

Biuro określa cel, moment i treść. Kontakt organizacyjny dotyczący odbytego spotkania trzeba oddzielić od marketingu kolejnej oferty. Jeśli rozmowa ma charakter marketingu bezpośredniego, art. 398 PKE wymaga uprzedniej zgody; sam prawnie uzasadniony interes z RODO jej nie zastępuje.

### Ile kosztuje wdrożenie dla biura nieruchomości?

START kosztuje 2 990 zł netto za wdrożenie i 990 zł netto miesięcznie za opiekę nad jednym procesem oraz obejmuje 500 minut rozmów. MEDIUM zaczyna się od 4 990 zł netto za wdrożenie, kosztuje 1 990 zł netto miesięcznie i obejmuje do trzech powiązanych procesów oraz 1 500 minut. Standardowa telefonia krajowa jest w cenie puli i nadwyżki. Niestandardową telefonię wyceniamy według zakresu, bez podwójnego naliczania. Liczba pośredników sama nie wybiera pakietu; liczą się procesy, ruch, integracje i uprawnienia.

[Cennik](https://odbierze.ai/cennik#pakiety) · [Integracje](https://odbierze.ai/integracje) · [Etapy wdrożenia](https://odbierze.ai/wdrozenie-voicebota) · [Kontakt z zespołem](https://odbierze.ai/kontakt)

Strona oryginalna: https://odbierze.ai/voicebot/nieruchomosci.