# Voicebot dla kliniki. Rejestracja także po godzinach.

Wdrażamy voicebota dla kliniki, który może zapisać pacjenta, zmienić termin, potwierdzić wizytę i odnotować prośbę o kontakt. Nie ma zastępować pracowników rejestracji. Ma przejąć powtarzalne telefony i te połączenia, których zespół nie może teraz odebrać, żeby pracownicy mogli skupić się na pacjencie i sprawach wymagających decyzji. Scenariusz wyklucza poradę medyczną. START kosztuje 2 990 zł netto za wdrożenie i 990 zł netto miesięcznie za opiekę; termin, zakres danych i integracje zapisujemy w ofercie po sprawdzeniu systemu kliniki.

[Klient dzwoni](https://odbierze.ai/voicebot/kliniki#pokaz) · [Ada dzwoni](https://odbierze.ai/voicebot/kliniki/rozmowy-wychodzace#pokaz)

## Posłuchaj rozmowy z Adą

### Klient dzwoni: Pierwsza wizyta fizjoterapeutyczna

Przychodnia Brzozowa. Fikcyjna firma i dane. Obie strony używają głosu syntetycznego. Nagranie powstało w kanale internetowym. Pokazujemy rzeczywisty widok panelu demonstracyjnego. Numer do kontaktu jest już w fikcyjnej karcie zgłoszenia. Przykład nie pokazuje produkcyjnej weryfikacji tożsamości. Scena rozgrywa się 8 września 2026 r.

[Nagranie, 54.972 sekund, MP3](https://odbierze.ai/materialy/pokazy/branze/kliniki-inbound.mp3)

#### Dane po rozmowie

- Imię: Marcin
- Usługa: pierwsza konsultacja fizjoterapeutyczna
- Termin: 2026-09-10T17:30:00+02:00

Miejsce zapisu: Dane z rozmowy w panelu.

[Widok działającego panelu](https://odbierze.ai/materialy/pokazy/panel/kliniki-inbound-6320bbd786dd.png)

#### Transkrypcja automatyczna

**Ada, 0 s:** Dzień dobry, Przychodnia Brzozowa, tu Ada, asystentka AI. Rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc?

**Rozmówca, 6 s:** Dzień dobry, chciałbym pierwszy raz zapisać się do fizjoterapeuty. Macie coś po pracy?

**Ada, 13 s:** Pierwsza konsultacja fizjoterapeutyczna trwa czterdzieści pięć minut i kosztuje sto osiemdziesiąt złotych brutto. Mam wolny termin w najbliższy czwartek o godzinie siedemnastej trzydzieści. Czy ten termin panu odpowiada?

**Rozmówca, 27 s:** Tak, czwartek o siedemnastej trzydzieści mi odpowiada. Mam na imię Marcin.

**Ada, 33 s:** Rezerwacja została potwierdzona na czwartek o godzinie siedemnastej trzydzieści. Proszę zabrać ze sobą wygodny strój, dokument tożsamości oraz wcześniejszą dokumentację medyczną, jeśli pan taką posiada. Nasz adres to Brzozowa osiem w Warszawie. Czy ma pan jeszcze jakieś pytanie?

**Rozmówca, 49 s:** Nie, to wszystko. Dziękuję. Do widzenia.

**Ada, 52 s:** Dziękuję bardzo. Do widzenia!

## Wdrożenie i obsługa

- START: wdrożenie 2990 zł netto, opieka 990 zł netto miesięcznie, 500 min w cenie; nadwyżka 1,09 zł netto/min.
- MEDIUM: wdrożenie od 4990 zł netto, opieka 1990 zł netto miesięcznie, 1500 min w cenie; nadwyżka 0,99 zł netto/min.

Panel jest w cenie. Sprawdzamy dostęp do systemu używanego w Twojej firmie i potwierdzamy pełny koszt przed umową. Łącznik spoza pakietu kosztuje od 4 900 zł netto za budowę i 250 zł netto miesięcznie za utrzymanie. VAT 23%. Zakres i ceny dodatków: https://odbierze.ai/cennik#addons.

## Gdy pacjent dzwoni do rejestracji

To przykłady rozmów przychodzących do omówienia przy ustalaniu zakresu. Klinika wybiera jeden proces na start, wskazuje źródło danych i określa, kiedy agent ma przerwać automatyzację oraz zapisać prośbę do pracownika.

### Nowy pacjent dzwoni o 21:07

Jeśli uzgodniona integracja i uprawnienia na to pozwalają, agent odczytuje wolne terminy, zbiera dane potrzebne do zapisu i tworzy rezerwację. Potwierdzenie wysyła wybranym kanałem. Gdy zapis nie powiedzie się, tworzy zadanie do oddzwonienia zamiast potwierdzać nieistniejący termin.

### Pytanie o przygotowanie do zabiegu

Agent może przeczytać zatwierdzoną przez klinikę instrukcję organizacyjną. Nie ocenia objawów i nie dobiera postępowania. Pytanie wymagające wiedzy medycznej przekazuje do wskazanej kolejki albo zapisuje prośbę o kontakt, jeśli pracownik nie jest dostępny.

## Systemy, które sprawdzamy przed wyceną integracji

Nazwa systemu nie oznacza gotowego połączenia. Przed ofertą sprawdzamy plan klienta, dokumentację, dostęp do środowiska testowego, potrzebne operacje, limity i odpowiedzialność za dane. Bez tych informacji nie obiecujemy zapisu wizyty.

### KAMSOFT / OSOZ

- API.MED: zakres danych i uprawnienia do sprawdzenia
- rejestracja OSOZ: osobna weryfikacja procesu

### Medfile i inne systemy z API

- Medfile Widget API lub API EDM, zależnie od procesu
- własny EDM po sprawdzeniu dokumentacji

### System bez dostępnego API

- wymiana plikowa tylko po ocenie bezpieczeństwa i licencji
- dedykowany konektor, jeśli dostawca dopuszcza integrację

### Kalendarze

- Google Calendar
- Microsoft Outlook

### Komunikacja

- SMS wybranego dostawcy
- e-mail
- WhatsApp Business, jeśli zakres na to pozwala

### Telefonia PL (dobieramy lub używamy Twojej)

- operator SIP/VoIP
- porting istniejącego numeru

### CRM i analityka

- HubSpot
- Pipedrive
- Make / n8n (automatyzacje)

## Dane pacjenta, informacja o AI i tajemnica lekarska

Samo podpisanie DPA nie rozwiązuje obowiązków kliniki. Przed uruchomieniem trzeba ustalić cel, podstawę z art. 6 RODO, warunek z art. 9, role stron, zakres informacji, dostęp, retencję i sposób obsługi praw pacjenta.

### Art. 9 RODO, dane dotyczące zdrowia

Klinika jako administrator wskazuje podstawę z art. 6 oraz właściwy wyjątek z art. 9 ust. 2 RODO. W opiece zdrowotnej może mieć zastosowanie lit. h, ale wymaga spełnienia warunków z art. 9 ust. 3 i prawa krajowego. Zgoda nie jest automatycznym wyborem dla każdego procesu.

Źródło: [Rozporządzenie (UE) 2016/679, RODO](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj)

### Art. 50 AI Act, obowiązek informowania o AI

Jeżeli pacjent wchodzi w bezpośrednią interakcję z systemem AI i nie zachodzi wąski wyjątek dotyczący oczywistego charakteru interakcji, informacja o AI ma paść najpóźniej na początku pierwszej interakcji. Prośbę o pracownika obsługujemy według uzgodnionej ścieżki; natychmiastowe połączenie zależy od dostępności zespołu kliniki.

Źródło: [Rozporządzenie (UE) 2024/1689, AI Act](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/2026-07-27/eng)

### Tajemnica zawodowa lekarza

Art. 40 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty nakłada na lekarza obowiązek zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentem. W projekcie trzeba ograniczyć uprawnienia, zapisywać dostęp i objąć osoby pracujące na danych poufnością oraz instrukcjami kliniki.

Źródło: [Ustawa o zawodach lekarza i lekarza dentysty, art. 40](https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1287/text.html)

### Retencja nagrań i transkryptów

Nie ma jednej prawidłowej liczby dni. Klinika ustala okres osobno dla audio, transkrypcji i danych zapisanych w systemie, uwzględniając cel oraz obowiązki dokumentacyjne. Żądanie usunięcia rozpatruje administrator; art. 17 zawiera wyjątki, a art. 12 ust. 3 co do zasady przewiduje odpowiedź w ciągu miesiąca.

Źródło: [Rozporządzenie (UE) 2016/679, art. 12 i 17](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj)

### Publiczne API nie oznacza gotowego konektora

Medfile opisuje API rejestracji i API EDM, ale dostęp zależy od aktywnego konta, wybranej usługi, uwierzytelnienia i środowiska testowego. Zakres odczytu oraz zapisu potwierdzamy na dokumentacji klienta przed wyceną.

Źródło: [Medfile, API do rejestracji online](https://www.medfile.pl/api-do-rejestracji-online)

### KAMSOFT wymaga ustalenia właściwej ścieżki

KAMSOFT opisuje API.MED jako platformę wymiany danych z partnerami, a rejestrację i powiadomienia pozostawia w zakresie OSOZ. Nie przedstawiamy tego jako jednego gotowego dostępu do terminarza każdej placówki.

Źródło: [KAMSOFT, API.MED](https://kamsoft.pl/api-med/)

## Najczęstsze pytania klinik

### Czy agent może pytać pacjenta o objawy i dolegliwości?

Tylko wtedy, gdy klinika wykaże potrzebę, wskaże podstawę i przygotuje bezpieczny protokół. Na start lepiej ograniczyć agenta do informacji organizacyjnych i wyboru typu wizyty. Agent nie diagnozuje, nie ocenia pilności na własną rękę i nie udziela porady medycznej. Dla spraw pilnych wykonuje procedurę zatwierdzoną przez klinikę. Sposób działania i przekazania sprawy, także po godzinach rejestracji, ustalamy w scenariuszu i sprawdzamy w testach przed startem.

### Jak rozwiązujemy tajemnicę zawodową lekarza?

Umowa z art. 28 RODO opisuje instrukcje, poufność, bezpieczeństwo, podprocesorów i pomoc w realizacji praw. Osobno ustalamy, kto po stronie kliniki i odbierze.ai może uzyskać dostęp diagnostyczny, w jakim celu, na jak długo i z jakim śladem audytowym.

### Co z pacjentami, którzy nie chcą rozmawiać z botem?

Agent przyjmuje prośbę o pracownika i wykonuje uzgodnioną akcję: próbuje połączyć, kieruje do kolejki albo zapisuje prośbę o oddzwonienie. Nie obiecujemy natychmiastowego połączenia, jeśli rejestracja nie pracuje lub nie odbiera.

### Czy integrujecie się z Medfile?

Medfile publikuje API rejestracji oraz API EDM, ale konkretny zakres zależy od konta, usługi, dokumentacji i uprawnień kliniki. Najpierw sprawdzamy potrzebne operacje i środowisko testowe. Dopiero potem potwierdzamy wykonalność, termin i koszt; nie zakładamy dostępu do całej kartoteki.

### O ile mogą spaść nieobecności po wdrożeniu potwierdzeń?

Nie podajemy wyniku bez danych kliniki. Przed zmianą trzeba zapisać liczbę zaplanowanych wizyt, potwierdzeń, odwołań, przełożeń i nieobecności dla tego samego typu wizyty. Po uruchomieniu porównujemy podobny okres i zaznaczamy inne zmiany, na przykład sezon lub nową politykę odwołań.

### Ile kosztuje voicebot dla małej kliniki?

START kosztuje 2 990 zł netto za wdrożenie i 990 zł netto miesięcznie za opiekę nad jednym procesem oraz obejmuje 500 minut rozmów. MEDIUM zaczyna się od 4 990 zł netto za wdrożenie, kosztuje 1 990 zł netto miesięcznie i obejmuje do trzech powiązanych procesów oraz 1 500 minut. Standardowa telefonia krajowa jest w cenie puli i nadwyżki. Niestandardową telefonię wyceniamy według zakresu, bez podwójnego naliczania. O wyborze decydują procesy, minuty, integracje i liczba lokalizacji, nie sama wielkość gabinetu.

### Czy zgodność z RODO i AI Act to dopłata?

Przetwarzanie w UE i przygotowanie umowy powierzenia są częścią każdego pakietu. Nie oznacza to automatycznej zgodności kliniki. Administrator nadal musi wskazać cele i podstawy, zatwierdzić informacje dla pacjenta, retencję, uprawnienia oraz sposób obsługi danych o zdrowiu. Nietypowy zakres techniczny może zmienić wycenę wdrożenia.

[Cennik](https://odbierze.ai/cennik#pakiety) · [Integracje](https://odbierze.ai/integracje) · [Etapy wdrożenia](https://odbierze.ai/wdrozenie-voicebota) · [Kontakt z zespołem](https://odbierze.ai/kontakt)

Strona oryginalna: https://odbierze.ai/voicebot/kliniki.